Polityka prywatności

§ 1. Kto przetwarza Twoje dane

1. Serwis Larito prowadzi Ember Forge sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, adres: ul. Konrada Wallenroda 53/93, 30⁠-⁠867 Kraków, KRS 0001161846 (Sąd Rejonowy dla Krakowa⁠-⁠Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego), NIP 6793325940, kapitał zakładowy 5 000 zł (dalej: Operator). Ember Forge to marka Operatora.

2. To, kto jest administratorem danych, zależy od tego, kim jesteś:

   1. jeśli masz Konto wynajmującego albo należysz do Zespołu w cudzym Koncie: administratorem Twoich danych jest Operator (część „Wynajmujący” poniżej);
   2. jeśli jesteś najemcą, współnajemcą, poręczycielem, osobą zamieszkującą, osobą pytającą o mieszkanie, osobą zgłaszającą usterkę z naklejki w mieszkaniu, fachowcem zapisanym przez wynajmującego albo inną osobą, której dane wpisał wynajmujący: administratorem jest Twój wynajmujący, a Operator przetwarza dane w jego imieniu jako podmiot przetwarzający (art. 28 rozporządzenia (UE) 2016/679, dalej: RODO); część „Najemcy i inne osoby” poniżej;
   3. jeśli tylko odwiedzasz stronę Larito albo oglądasz podgląd demonstracyjny: administratorem danych technicznych jest Operator.

3. Operator nie jest współadministratorem danych najemców: nie ustala celów ich przetwarzania i nie używa ich do własnych celów. Odrębnie, jako administrator, przetwarza tylko dane techniczne potrzebne do ochrony Portalu najemcy i podpisu (część „Najemcy i inne osoby”, ust. 8).

§ 2. Kontakt w sprawie danych

1. W sprawach danych osobowych napisz na adres kontakt@emberforge.pl albo na adres siedziby Operatora z dopiskiem „Dane osobowe”.

2. Operator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, bo nie wymaga tego art. 37 ust. 1 RODO: główna działalność Operatora nie polega na regularnym i systematycznym monitorowaniu osób na dużą skalę ani na przetwarzaniu szczególnych kategorii danych.

3. Najemcy w sprawie swoich danych kontaktują się przede wszystkim z wynajmującym. Wiadomość wysłaną do Operatora przekażemy wynajmującemu bez zbędnej zwłoki.

§ 3. Wynajmujący: jakie dane, w jakim celu i na jakiej podstawie

1. Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e⁠-⁠mail, imienia i nazwiska nie da się założyć Konta, a bez danych do umowy wygenerować dokumentów.

2. Sesje i nowe urządzenia: przy każdej sesji logowania zapisujemy sieć adresu IP (IPv4 do /24, IPv6 do /48, nigdy pełny adres), nagłówek User⁠-⁠Agent przeglądarki (do 300 znaków; pokazujemy z niego nazwę przeglądarki i systemu) oraz czas ostatniej aktywności. Listę sesji widzisz w Ustawieniach i możesz z niej wylogować pojedyncze urządzenie albo wszystkie naraz („Wyloguj wszędzie”). Przeglądarka, z której się logujesz, dostaje plik cookie lokum_device z losowym identyfikatorem, a w bazie zapisujemy tylko jego skrót. Gdy zalogujesz się z urządzenia, którego Larito nie zna, wysyłamy e⁠-⁠mail „Nowe logowanie do Larito” z datą, nazwą urządzenia i siecią adresu. Cel i podstawa: bezpieczeństwo Konta, czyli prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Skrót identyfikatora usuwamy po roku bez logowania z tego urządzenia.

3. Koszty lokalu: kwoty, rodzaje i opisy wydatków na mieszkanie oraz zdjęcia paragonów wpisujesz samodzielnie w zakładce Koszty. Zdjęcie zapisujemy bez danych o lokalizacji i pokazujemy tylko osobom z Twojego Konta. Paragon może zawierać dane innych osób, na przykład wykonawcy usługi; te dane przetwarzamy na Twoje polecenie.

4. Statystyki korzystania: przy założeniu Konta zapisujemy, z jakiego linku albo strony przychodzisz (znaczniki kampanii z adresu i nazwę serwisu odsyłającego, bez pełnego adresu i bez fraz wyszukiwania), a później dni, w których korzystasz z panelu, i pierwsze wykonanie kroków takich jak dodanie mieszkania, najemcy i umowy, podpis umowy, import wyciągu czy rozliczenie kaucji. Nie zapisujemy w tych zdarzeniach adresu IP ani danych przeglądarki, nie używamy plików cookie, pamięci przeglądarki ani narzędzi analitycznych stron trzecich i nie podejmujemy na tej podstawie decyzji wobec Ciebie. Na żądanie przekażemy Ci listę zdarzeń zapisanych dla Twojego Konta (art. 15 RODO). Okres: 24 miesiące; po usunięciu Konta zdarzenia zostają bez powiązania z Tobą. Statystyki wyłączysz w każdej chwili w Ustawieniach Konta (część „Twoje prawa”).

5. Potwierdzenie adresu i limity ochronne: po rejestracji dostajesz e⁠-⁠mail z linkiem ważnym 7 dni; adres potwierdzasz przyciskiem na stronie w Larito po zalogowaniu (samo otwarcie linku, na przykład przez skaner w programie pocztowym, niczego nie potwierdza). Do potwierdzenia Konto nie wysyła SMS⁠-⁠ów, a kody do podpisu i przypomnienia idą e⁠-⁠mailem. Każde Konto ma limity ochronne opisane w Regulaminie (§ 6 ust. 4 i 5): miejsce na pliki, liczba zdjęć, e⁠-⁠maile do najemców dziennie i próg SMS⁠-⁠ów. Zapisujemy w tym celu liczniki wysyłek i zajętego miejsca (widzisz je w Ustawieniach, Plan). Gdy Konto przekroczy limit, Operator dostaje alert z identyfikatorem Konta i liczbami, bez danych najemców, a Ty powiadomienie w panelu. Adresy e⁠-⁠mail, z których wróciło trwałe odbicie albo skarga na spam, trzymamy na liście blokad 12 miesięcy, żeby nie wysyłać na nie ponownie; opis w części „Komu przekazujemy dane”.

6. Informacje o nowych funkcjach Larito i wskazówki dotyczące najmu wysyłamy wyłącznie za Twoją uprzednią, dobrowolną zgodą (art. 398 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej, Dz.U. 2024 poz. 1221; art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodę wyrażasz w osobnym, niezaznaczonym domyślnie polu przy rejestracji albo w Ustawieniach Konta, gdy takie pole udostępnimy; do tego czasu nie wysyłamy takich wiadomości. Brak zgody niczego nie ogranicza. Zgodę cofasz w każdej chwili jednym kliknięciem linku do wypisania w każdej takiej wiadomości albo w Ustawieniach, ze skutkiem od razu; cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem wysyłek sprzed cofnięcia. Wiadomości konieczne do świadczenia usługi (potwierdzenie adresu, bezpieczeństwo Konta, zmiany regulaminu i cen, faktury, dokumenty do podpisu, wpłaty, zaległości, zgłoszenia) oraz codzienne podsumowanie, które jest częścią usługi i które wyłączasz w Ustawieniach, nie są informacją handlową w rozumieniu art. 2 pkt 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną i nie wymagają zgody.

§ 4. Najemcy i inne osoby: dane w Larito na zlecenie wynajmującego

1. Dane najemców, współnajemców, osób zamieszkujących, poręczycieli, właścicieli lokalu zastępczego, nadawców przelewów widocznych na wyciągach i fachowców wpisuje do Larito wynajmujący. Część danych przekazuje bezpośrednio najemca przez Portal najemcy i stronę podpisu (zgłoszenia, zdjęcia, odczyty liczników, PIN, potwierdzenie numeru telefonu, imię i nazwisko przy podpisie, zgoda na powiadomienia).

2. Zakres danych: imię i nazwisko, PESEL, seria i numer dowodu osobistego (gdy wymaga ich dokument), firma i NIP, adres, adres do korespondencji, e⁠-⁠mail, telefon, numer rachunku do zwrotu kaucji, warunki najmu, opłaty, wpłaty, zaległości, kaucja, zdjęcia, zgłoszenia (także z naklejki z kodem QR, z imieniem i telefonem zgłaszającego, jeśli je poda), odczyty liczników, dane faktur dla najemcy będącego przedsiębiorcą, dane kontaktowe fachowców, karta podpisów ze śladem podpisu, plik z podpisem kwalifikowanym wraz z certyfikatem podpisującego, dowód doręczenia pism oraz subskrypcja powiadomień push.

3. Ślad podpisu kodem (SMS⁠-⁠em albo e⁠-⁠mailem), zapisywany na karcie podpisów, obejmuje: czas podpisu, skrót podpisanego dokumentu i pliku PDF, pełny numer telefonu podpisującego (w formacie międzynarodowym) albo, gdy kod poszedł e⁠-⁠mailem, pełny adres e⁠-⁠mail, wraz z informacją, kto i kiedy go wpisał (z adresem e⁠-⁠mail osoby z konta wynajmującego, która to zrobiła), potwierdzenie numeru albo adresu przez podpisującego, adres e⁠-⁠mail kontaktowy podpisującego, wpisane przez podpisującego imię i nazwisko z oceną zgodności z dokumentem, język strony podpisu, adres IP i dane przeglądarki, identyfikatory wiadomości z kodem i linkiem u dostawców (SMS, e⁠-⁠mail) wraz ze statusem i czasem ich doręczenia. Kod idzie e⁠-⁠mailem, gdy podpisujący nie ma polskiego numeru komórkowego, gdy wynajmujący wybrał e⁠-⁠mail dla dokumentu, gdy SMS⁠-⁠y są chwilowo niedostępne albo gdy konto wynajmującego nie potwierdziło jeszcze adresu e⁠-⁠mail; e⁠-⁠mail z kodem wysyłamy przez Resend na adres zapisany u wynajmującego, a w kolejce wiadomości zostaje wpis z zamaskowanym kodem i adresem. Przy podpisie wynajmującego ślad obejmuje też adres e⁠-⁠mail zalogowanego konta, rolę w koncie i skrót identyfikatora sesji (bez samego identyfikatora).

4. Przy podpisie kwalifikowanym (plik wgrany do Larito po podpisaniu w aplikacji mObywatel albo własnym podpisem kwalifikowanym) Larito przechowuje wgrany podpisany plik. Certyfikat w tym pliku zawiera imię, nazwisko i numer PESEL podpisującego. Przy formacie PAdES kolejna strona dokumentu pobiera do podpisu plik z podpisem poprzedniej, więc widzi w nim dane jej certyfikatu. W śladzie podpisu Larito zapisuje dane certyfikatu (podmiot z zamaskowanym numerem PESEL, wystawcę, okres ważności, skrót certyfikatu), czas podpisu i jego źródło, adres IP i dane przeglądarki z chwili wgrania oraz wynik sprawdzenia: dostawcę i usługę z polskiej listy zaufania, numer i datę listy, wynik sprawdzenia unieważnienia certyfikatu i historię ponownych sprawdzeń. Przy sprawdzaniu podpisu Larito wysyła do dostawcy wskazanego w certyfikacie zapytanie o status certyfikatu (OCSP) albo pobiera jego listę unieważnień (CRL); zapytanie OCSP zawiera numer seryjny certyfikatu, a dostawca widzi adres IP serwera Larito. O unieważnienie nie pytamy w przypadku certyfikatów jednorazowych o krótkim okresie ważności (takich jak w mObywatelu). Listę zaufania Larito pobiera z serwisu NCCert (Narodowe Centrum Certyfikacji), a awaryjnie z unijnej listy list Komisji Europejskiej; te pobrania nie zawierają danych osobowych.

5. Karta podpisów ze śladem jest częścią PDF podpisanego dokumentu, który otrzymują strony dokumentu (wynajmujący, najemca, współnajemca, poręczyciel), więc każda z nich widzi dane śladu pozostałych stron podpisujących.

6. Dowód doręczenia pisma (wypowiedzenia, uprzedzenia, upomnienia, żądania opróżnienia lokalu) to zapisane przez wynajmującego: sposób doręczenia, numer nadawczy listu poleconego, daty nadania i doręczenia oraz zdjęcia potwierdzeń nadania lub odbioru. Mogą one zawierać dane osoby odbierającej pismo (imię, nazwisko, adres, podpis); widzi je wynajmujący i jego Zespół, a nie Portal najemcy.

7. Zgłoszenie usterki z naklejki: wynajmujący może umieścić w mieszkaniu naklejkę z kodem QR. Kod otwiera formularz, przez który każda osoba w mieszkaniu wysyła zgłoszenie bez zakładania konta: opis, najwyżej 3 zdjęcia (zapisywane bez danych o lokalizacji) i dobrowolnie imię i telefon. Imię i telefon widzi wynajmujący i jego Zespół, a nie Portal najemcy; usuwamy je automatycznie 30 dni po zamknięciu zgłoszenia, a gdy zgłoszenie nie zostanie zamknięte, 180 dni od zgłoszenia. Opis i zdjęcia zostają jak przy innych zgłoszeniach usterek.

8. Baza fachowców: wynajmujący może zapisać w Larito dane kontaktowe fachowców, z którymi współpracuje (na przykład imię albo nazwę firmy, telefon, e⁠-⁠mail), i wskazać fachowca przy zgłoszeniu usterki. Dane fachowca są w Larito, dopóki wynajmujący ich nie usunie albo nie usunie Konta.

9. Cele i podstawy ustala wynajmujący jako administrator. Typowo są to: zawarcie i wykonanie umowy najmu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), obowiązki podatkowe, w tym faktury i Krajowy System e⁠-⁠Faktur dla najemcy będącego przedsiębiorcą (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), oraz dochodzenie roszczeń po zakończeniu najmu, dane poręczyciela, osób zamieszkujących i właściciela lokalu zastępczego, obsługa zgłoszeń usterek i kontakt z fachowcami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Wynajmujący informuje o tym w klauzuli informacyjnej dołączonej do umowy, której wzór przygotowuje Larito.

10. Operator przetwarza te dane wyłącznie na polecenie wynajmującego, na podstawie umowy powierzenia (Załącznik nr 1 do Regulaminu). Nie używa ich do własnych celów, nie sprzedaje ich i nie tworzy na ich podstawie ocen najemców.

11. Odrębnie, jako administrator, Operator przetwarza dane techniczne potrzebne do ochrony Portalu najemcy, podpisu i doręczalności wiadomości (adres IP w limicie prób, błędne próby PIN⁠-⁠u i kodu, blokady, adresy e⁠-⁠mail zablokowane po trwałym odbiciu albo skardze na spam) na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest bezpieczeństwo usługi i reputacja nadawcy wiadomości wszystkich kont (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Adres IP używany do limitu prób trzymamy tylko w pamięci serwera przez czas limitu (do 24 godzin), liczniki i blokady do odblokowania albo wygaśnięcia linku, a zablokowany adres 12 miesięcy od ostatniego odbicia albo skargi, chyba że wynajmujący odblokuje go wcześniej po poprawieniu. Najemca może wnieść sprzeciw wobec tego przetwarzania (art. 21 RODO); przy zablokowanym adresie przypomnienia idą SMS⁠-⁠em, a najemca dostaje najwyżej jedno przypomnienie o opłacie dziennie. To co innego niż adres IP zapisany w śladzie podpisu: ten trafia do bazy razem z dokumentem, na zlecenie wynajmującego, jako dowód złożenia podpisu.

§ 5. Osoby pytające o mieszkanie przez stronę oferty

1. Wynajmujący może opublikować w Larito stronę oferty mieszkania z formularzem „Zapytaj o mieszkanie”. Dane z formularza (imię i nazwisko, e⁠-⁠mail, telefon, treść wiadomości, data zapytania) trafiają do tego wynajmującego.

2. Administratorem tych danych jest wynajmujący, który opublikował ofertę. Operator przechowuje je w jego imieniu jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO), na podstawie umowy powierzenia (Załącznik nr 1 do Regulaminu).

3. Podstawą przetwarzania jest podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy najmu, czyli odpowiedź na zapytanie i ewentualne rozmowy o najmie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Podanie danych jest dobrowolne, ale bez imienia i e⁠-⁠maila albo telefonu wynajmujący nie może odpowiedzieć.

4. Dane usuwamy automatycznie po 90 dniach od zapytania. Dane osoby, którą wynajmujący wybrał na najemcę, znikają z zapytań po przeniesieniu jej do najemców, a najpóźniej 90 dni od wyboru. Wynajmujący może usunąć zapytanie wcześniej. Swoje prawa (dostęp, sprostowanie, usunięcie) wykonujesz u wynajmującego; możesz też napisać do Operatora, a przekażemy wiadomość wynajmującemu.

5. Powiadomienie o zapytaniu, które wynajmujący dostaje e⁠-⁠mailem, zawiera tylko Twoje imię; dane kontaktowe i wiadomość widzi po zalogowaniu do Larito. Strona oferty pokazuje ulicę bez numeru budynku i lokalu oraz imię wynajmującego.

§ 6. Formularze kontaktowe na stronie

1. Na stronie Larito możesz zadać pytanie (adres e⁠-⁠mail i treść pytania) albo poprosić o telefon (imię, numer telefonu, pora rozmowy i informacja, kim jesteś: wynajmującym, biurem rachunkowym, zarządcą albo agencją, twórcą). Administratorem tych danych jest Operator.

2. Cel i podstawa: odpowiedź na pytanie albo jedna rozmowa telefoniczna na Twoją prośbę, także o ofercie Larito i współpracy, czyli działania podjęte na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), oraz prowadzenie rejestru zgłoszeń i ochrona formularzy przed nadużyciami, czyli prawnie uzasadniony interes Operatora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Na podstawie zgłoszenia nie wysyłamy informacji handlowych ani newslettera.

3. Zgłoszenie trafia e⁠-⁠mailem do osób, które obsługują kontakt u Operatora, przez dostawcę poczty wymienionego w części „Komu przekazujemy dane”. Adresu IP nie zapisujemy: do ochrony przed nadużyciami przechowujemy tylko jego jednokierunkowy skrót.

4. Dane usuwamy automatycznie po 12 miesiącach od zgłoszenia, a wcześniej na Twoje żądanie. Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e⁠-⁠mail albo numeru telefonu nie odpowiemy.

§ 7. Podgląd demonstracyjny (konto demo)

1. Na stronie Larito jest przycisk „Zobacz demo”, który otwiera panel z przykładowymi danymi, bez rejestracji. Wejście zakłada na 2 godziny sesję wspólnego użytkownika podglądu (plik cookie lokum_session, tylko do odczytu). Dane w demo są zmyślone, odtwarzane co noc i nie dotyczą żadnej prawdziwej osoby.

2. Nie zbieramy danych osobowych osób oglądających demo. Adres IP służy wyłącznie do ograniczenia liczby wejść z jednego adresu i jest trzymany w pamięci serwera przez czas limitu; w bazie zapisujemy tylko wiersz sesji, bez adresu IP, i usuwamy go po wygaśnięciu. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes, jakim jest ochrona usługi przed nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Konta demo nie obejmują statystyki korzystania.

3. Z konta demo nie wysyłamy wiadomości do osób trzecich: zaproszenia do zespołu, powiadomienia do najemców demo i kody SMS do podpisu są wstrzymane, więc zmyślone dane nie trafiają na prawdziwe adresy ani numery.

§ 8. Komu przekazujemy dane

1. Dane przetwarzają w imieniu Operatora dostawcy usług technicznych, na podstawie umów powierzenia:

1. Dane wynajmujących mogą otrzymać także:

   1. operator płatności obsługujący Plany i Pakiet, po uruchomieniu płatności (wskażemy go w zawiadomieniu o uruchomieniu płatności);
   2. biuro rachunkowe i kancelaria prawna obsługujące Operatora, w zakresie potrzebnym do księgowości i obrony roszczeń;
   3. organy publiczne, gdy obowiązek wynika z przepisów prawa.

2. Dane najemców udostępniamy tylko osobom i podmiotom wskazanym przez wynajmującego (na przykład stronom dokumentu wysłanego do podpisu albo księgowej wynajmującego w zestawieniu, które pobiera), Krajowemu Systemowi e⁠-⁠Faktur, gdy wynajmujący wyśle tam fakturę, oraz organom publicznym, gdy obowiązek wynika z przepisów prawa. Przy sprawdzeniu najemcy będącego przedsiębiorcą w wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów wysyłamy tylko jego NIP.

3. Od dostawców wiadomości (SMSAPI, Resend) dostajemy potwierdzenia doręczenia: identyfikator wiadomości, status (wysłana, doręczona, błąd) i czas. Dostawca SMS przekazuje taki raport bezpośrednio na adres serwisu Larito, zabezpieczony tajnym parametrem. Resend przekazuje na adres serwisu Larito (webhook podpisany kluczem) zdarzenia: doręczono, trwałe odbicie (skrzynka nie istnieje albo domena nie przyjmuje poczty) i skarga na spam, z adresem odbiorcy i identyfikatorem wiadomości. Potwierdzenie zapisujemy przy wiadomości w kolejce, a dla kodu do podpisu i linku do podpisu także w śladzie podpisu. Trwałe odbicie i skarga blokują adres na 12 miesięcy: e⁠-⁠maile na niego nie wychodzą, przypomnienia idą SMS⁠-⁠em, a wynajmujący widzi komunikat i przycisk „Odblokuj adres” na karcie najemcy; chwilowe odbicie (pełna skrzynka) niczego nie blokuje, a adresów wynajmujących nie blokujemy.

4. Powiadomienia push w przeglądarce przechodzą przez usługę powiadomień dostawcy przeglądarki (na przykład Google, Mozilla, Apple albo Microsoft), którą wybiera przeglądarka; treść takiego powiadomienia jest zaszyfrowana tak, że dostawca jej nie odczyta. Powiadomienia w aplikacji na Androida przechodzą przez Firebase Cloud Messaging (Google LLC, tabela wyżej), który widzi tytuł i treść powiadomienia.

§ 9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Wiadomości e⁠-⁠mail wysyłamy przez Resend Inc. z siedzibą w USA, który przechowuje dane w USA. Przekazywane są adres e⁠-⁠mail odbiorcy i treść wiadomości (bez numerów PESEL).

2. Powiadomienia w aplikacji Larito na Androida, jeśli je włączysz, wysyłamy przez Firebase Cloud Messaging (Google LLC, USA). Przekazywane są identyfikator instalacji aplikacji oraz tytuł i treść powiadomienia, na przykład nazwa i kwota opłaty.

3. Podstawą obu transferów jest decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych w ramach ochrony danych UE⁠-⁠USA (Data Privacy Framework, art. 45 RODO), w którym ci dostawcy uczestniczą, a uzupełniająco standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), zawarte w umowach z nimi. Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na adres kontaktowy.

4. Pozostali dostawcy przetwarzają dane w Unii Europejskiej.

§ 10. Jak długo przechowujemy dane

1. Okres 6 lat wynika z terminów przedawnienia roszczeń (art. 118 Kodeksu cywilnego, t.j. Dz.U. 2026 poz. 795) i zobowiązań podatkowych (art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, t.j. Dz.U. 2026 poz. 622). Okres dla protokołów i zdjęć uwzględnia roczny termin z art. 677 Kodeksu cywilnego. Faktury przechowujemy przez okres z art. 86 § 1 w związku z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej.

2. Dane, o których decyduje wynajmujący (umowy, dokumenty, protokoły, zdjęcia, ślad podpisu i dowody doręczenia), Larito przechowuje, dopóki wynajmujący ich nie usunie albo nie usunie Konta; zalecane okresy podaje tabela. Najemcę bez umów, podpisów i faktur wynajmujący usuwa w panelu w całości. Dane osobowe najemcy z taką historią wynajmujący usuwa w panelu przyciskiem „Usuń dane najemcy” (po podaniu hasła, gdy najemca nie ma umowy w toku): Larito zastępuje imię i nazwisko napisem „Najemca (dane usunięte)” i usuwa PESEL, dokument tożsamości, adres, e⁠-⁠mail, telefon, NIP i nazwę firmy, notatki, dostęp do Portalu, wiadomości do tej osoby, jej subskrypcje powiadomień, jej zapytanie z oferty o tym samym e⁠-⁠mailu albo numerze telefonu, linki do podpisu i zdjęcia z jej zgłoszeń usterek (gdy na umowie nie było współnajemcy, bo zgłoszenie nie wskazuje autora). Umowy, aneksy, karty podpisów ze śladem, opłaty, wpłaty, faktury, protokoły i rozliczenia zostają jako dowody (art. 17 ust. 3 lit. b i e RODO: obowiązki wynikające z przepisów oraz ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń) razem z danymi, które w nich były, do czasu ich usunięcia przez wynajmującego według zalecanych okresów z tabeli. Trwałe usunięcie także tych danych po upływie okresu przechowywania Operator wykonuje na polecenie wynajmującego wysłane e⁠-⁠mailem, w ciągu 30 dni.

§ 11. Twoje prawa

1. Masz prawo:

   1. dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
   2. sprostowania danych (art. 16 RODO);
   3. usunięcia danych (art. 17 RODO);
   4. ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
   5. przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy (art. 20 RODO);
   6. cofnięcia zgody w każdej chwili, jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO).

2. Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO): możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), w szczególności wobec statystyk korzystania z Larito. Sprzeciw wobec statystyk wnosisz jednym przełącznikiem „Nie zbieraj statystyk korzystania z Larito” w Ustawieniach Konta, bez podawania przyczyny (przełącznik zmienia właściciel Konta, bo ustawienie dotyczy całego Konta; osoba z Zespołu może napisać na adres kontaktowy). Po sprzeciwie wobec statystyk przestajemy zapisywać zdarzenia dla Konta, a zapisane wcześniej odłączamy od Twojego Konta (zostają anonimowe liczby). Sprzeciw wobec innego przetwarzania wnosisz wiadomością na adres kontaktowy; wtedy przestaniemy przetwarzać dane, chyba że wykażemy ważne prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec Twoich interesów albo podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

3. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca od otrzymania żądania (art. 12 ust. 3 RODO).

4. Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00⁠-⁠193 Warszawa (art. 77 RODO).

5. Najemco: prawa wobec danych z umowy najmu wykonujesz u wynajmującego. Operator pomaga mu technicznie, na przykład przez funkcje pobrania i usunięcia danych.

§ 12. Zautomatyzowane decyzje

1. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają (art. 22 RODO), i nie profilujemy.

2. Automatyczne dopasowanie wpłat z wyciągu do opłat jest propozycją, którą sprawdza i zatwierdza wynajmujący. Statystyki korzystania służą do oceny działania Larito, nie do decyzji wobec konkretnych osób.

§ 13. Bezpieczeństwo

1. Stosujemy szyfrowanie połączeń, przechowywanie haseł w postaci skrótów, osobiste linki o dużej długości z PIN⁠-⁠em do Portalu najemcy, kontrolę dostępu do danych każdego Konta, szyfrowanie w bazie pól z numerami PESEL, dowodów i rachunków oraz tokenu KSeF, a także codzienne kopie zapasowe, które poza serwerem są szyfrowane. Treść wygenerowanych dokumentów i pliki PDF chroni kontrola dostępu; nie są szyfrowane osobno.

2. Przeprowadziliśmy ocenę skutków dla ochrony danych (aktualizacja 13 października 2026 r.) i mamy procedurę obsługi naruszeń ochrony danych, w tym powiadamiania wynajmujących bez zbędnej zwłoki.

§ 14. Aplikacja Larito na Androida

1. Aplikacja na Androida otwiera ten sam serwis Larito co przeglądarka, więc obowiązuje w niej ta sama polityka, te same pliki cookie i te same okresy przechowywania.

2. Aplikacja prosi o zgodę na powiadomienia tylko wtedy, gdy je włączasz. Do wysyłki powiadomień zapisujemy identyfikator instalacji aplikacji (token Firebase Cloud Messaging) i rodzaj systemu. Dostęp do aparatu i zdjęć jest potrzebny tylko wtedy, gdy dodajesz zdjęcie samodzielnie (protokół, usterka, licznik, potwierdzenie doręczenia).

3. Aplikacja nie zawiera reklam ani narzędzi analitycznych stron trzecich i nie odczytuje Twojej lokalizacji.

§ 15. Pliki cookie

1. Larito używa wyłącznie plików cookie niezbędnych do działania usługi:

   1. lokum_session: utrzymuje zalogowanie do Konta wynajmującego; ważny 30 dni albo do wylogowania (w podglądzie demonstracyjnym 2 godziny);
   2. lokum_portal: potwierdza, że na tym urządzeniu wpisano PIN do Portalu najemcy; ważny 12 godzin, ograniczony do adresu tego Portalu;
   3. lokum_device: losowy identyfikator przeglądarki, z której logujesz się do Konta (w bazie tylko jego skrót); pozwala rozpoznać logowanie z nowego urządzenia i wysłać e⁠-⁠mail „Nowe logowanie do Larito”; ważny rok, odnawiany przy każdym logowaniu.

2. Takie pliki nie wymagają zgody, bo są konieczne do świadczenia usługi, której żądasz (art. 399 ust. 3 pkt 2 Prawa komunikacji elektronicznej). Możesz je usunąć w ustawieniach przeglądarki, ale wtedy zostaniesz wylogowany.

3. Nie używamy plików cookie analitycznych, reklamowych ani plików stron trzecich. Statystyki korzystania z Larito nie zapisują niczego w Twoim urządzeniu i niczego z niego nie odczytują: pochodzą z adresu strony i nagłówka, które przeglądarka sama wysyła. Czcionki serwujemy z własnego serwera. Jeśli w przyszłości dodamy narzędzia analityczne korzystające z urządzenia, zrobimy to dopiero po zmianie tej polityki i z banerem, w którym odmowa jest tak samo łatwa jak zgoda.

§ 16. Zmiany polityki

1. Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy, dostawcy albo sposób działania Larito. O istotnych zmianach wynajmujących informujemy e⁠-⁠mailem i prosimy o potwierdzenie przy logowaniu, a w Portalu najemcy pokazujemy komunikat.

2. Polityka obowiązuje od dnia 15 października 2026 r.

3. Co zmieniło się w wersji z dnia 15 października 2026 r. (poprzednia obowiązywała od 14 października 2026 r.):

   1. potwierdzenie adresu e⁠-⁠mail Konta linkiem po rejestracji (do potwierdzenia bez SMS⁠-⁠ów) i limity ochronne: miejsce na pliki, liczba zdjęć, e⁠-⁠maile do najemców dziennie, próg SMS⁠-⁠ów; liczniki, alert do Operatora z identyfikatorem Konta i podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
   2. blokada adresów e⁠-⁠mail po trwałym odbiciu albo skardze na spam zgłoszonej przez Resend (webhook), przechowywana 12 miesięcy, z odblokowaniem na karcie najemcy; nowe wiersze w tabeli okresów;
   3. codzienne podsumowanie e⁠-⁠mailem i centrum powiadomień jako część usługi, z wyłącznikiem w Ustawieniach;
   4. informacje o nowych funkcjach i wskazówki tylko za osobną, dobrowolną zgodą (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej), z wypisaniem jednym kliknięciem; lista wiadomości, które zgody nie wymagają;
   5. kod do podpisu e⁠-⁠mailem (gdy brak polskiego numeru, z wyboru wynajmującego, bez SMS⁠-⁠ów albo przed potwierdzeniem adresu Konta) i ślad podpisu z adresem e⁠-⁠mail zamiast numeru; jedno przypomnienie o opłacie dziennie na najemcę.

4. Co zmieniło się w wersji z dnia 14 października 2026 r. (poprzednia obowiązywała od 13 października 2026 r.):

   1. lista sesji w Ustawieniach i e⁠-⁠mail o logowaniu z nowego urządzenia: przy sesji sieć adresu IP, nagłówek User⁠-⁠Agent i ostatnia aktywność, nowy plik cookie lokum_device;
   2. nowa część o formularzach kontaktowych na stronie (pytanie i prośba o telefon);
   3. zgłoszenia usterek z naklejki z kodem QR bez zakładania konta, koszty lokalu ze zdjęciami paragonów i baza fachowców;
   4. tabela okresów przechowywania uzupełniona o te dane.

5. Co zmieniło się w wersji z dnia 13 października 2026 r. (poprzednia obowiązywała od 12 października 2026 r.):

   1. jedna definicja Operatora (Ember Forge sp. z o.o.), Ember Forge jako marka; wyjaśnienie, dlaczego Operator nie jest współadministratorem danych najemców i nie wyznaczył inspektora ochrony danych;
   2. nowy cel: statystyki korzystania z Larito i ocena kanałów pozyskania, bez plików cookie, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, z prawem sprzeciwu opisanym osobno;
   3. powiadomienia push: Google LLC (Firebase Cloud Messaging) jako nowy podmiot przetwarzający dla aplikacji na Androida i nowa część o aplikacji;
   4. SMSAPI wskazane z nazwy spółki (LINK Mobility Poland sp. z o.o.), usunięty niewybrany dostawca podpisu kwalifikowanego;
   5. transfer do USA (Resend, Google): decyzja Komisji (UE) 2023/1795 i standardowe klauzule umowne;
   6. tabela okresów przechowywania uzupełniona o dziennik zdarzeń, subskrypcje powiadomień, zaproszenia, wpis o usunięciu Konta i statystyki, a dla danych, o których decyduje wynajmujący, opis rzeczywistego usuwania;
   7. informacja, że najemcy widzą Twój adres e⁠-⁠mail i telefon jako właściciela Konta, i o Krajowym Systemie e⁠-⁠Faktur;
   8. przełącznik sprzeciwu wobec statystyk w Ustawieniach Konta i przycisk „Usuń dane najemcy” w panelu wynajmującego (opis w częściach „Twoje prawa” i „Jak długo przechowujemy dane”).

6. Akty prawne powołane w polityce (sygnatury sprawdzone w API ELI Sejmu i w EUR⁠-⁠Lex 13 i 15.10.2026):

   1. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), Dz.Urz. UE L 119 z 4.5.2016, str. 1, CELEX 32016R0679;
   2. decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r., CELEX 32023D1795;
   3. ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej, Dz.U. 2024 poz. 1221;
   4. ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, t.j. Dz.U. 2024 poz. 1513;
   5. ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, t.j. Dz.U. 2026 poz. 795;
   6. ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, t.j. Dz.U. 2026 poz. 622.