Regulamin serwisu Larito
Zasady korzystania z Larito przez wynajmujących: konto, cennik startowy i płatności, pakiet najmu okazjonalnego, odstąpienie, odpowiedzialność, reklamacje i umowa powierzenia danych najemców.
Wersja z 15 października 2026 r.
§ 1. Postanowienia ogólne
Regulamin określa zasady korzystania z serwisu Larito przez wynajmujących. Jest regulaminem świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1513).
Serwis prowadzi Ember Forge sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, adres: ul. Konrada Wallenroda 53/93, 30-867 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001161846 (sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego), NIP 6793325940, kapitał zakładowy 5 000 zł (dalej: Operator). Ember Forge to marka Operatora, a Larito to nazwa serwisu. Kontakt: kontakt@emberforge.pl albo listownie na adres siedziby.
Regulamin jest dostępny bezpłatnie pod adresem /regulamin przed zawarciem umowy, w sposób, który pozwala go pobrać, zapisać i wydrukować (art. 8 ust. 1 pkt 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, art. 384 § 4 Kodeksu cywilnego).
Częścią regulaminu są Załącznik nr 1 (umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych) i Załącznik nr 2 (wzór formularza odstąpienia od umowy). Zasady korzystania z bezpłatnego portalu najemcy określa osobny Regulamin dla najemców, a zasady przetwarzania danych osobowych opisuje Polityka prywatności.
§ 2. Definicje
Pojęcia użyte w regulaminie oznaczają:
- Operator: Ember Forge sp. z o.o., dane w § 1.
- Larito, Serwis: aplikacja internetowa dostępna w przeglądarce, także jako aplikacja instalowana na ekranie telefonu (PWA) i, po jej udostępnieniu, jako aplikacja na Androida, która służy do prowadzenia najmu mieszkań.
- Wynajmujący: osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna, która założyła Konto, żeby prowadzić w Larito najem mieszkań. Wynajmujący może być Konsumentem albo przedsiębiorcą.
- Konsument: Wynajmujący będący osobą fizyczną, który zawiera umowę z Operatorem w celu niezwiązanym bezpośrednio z jego działalnością gospodarczą lub zawodową (art. 22¹ Kodeksu cywilnego). Operator traktuje jako Konsumenta osobę, która wynajmuje własne mieszkania poza działalnością gospodarczą (najem prywatny).
- Przedsiębiorca na prawach konsumenta: osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, dla której umowa z Operatorem nie ma charakteru zawodowego (art. 7aa ustawy o prawach konsumenta, art. 385⁵ Kodeksu cywilnego). Ma prawo odstąpienia, uprawnienia z tytułu niezgodności usługi z umową i ochronę przed niedozwolonymi postanowieniami tak jak Konsument.
- Najemca: osoba, z którą Wynajmujący zawiera lub zawarł umowę najmu i której dane Wynajmujący wprowadza do Larito. Najemca korzysta z Portalu najemcy na podstawie Regulaminu dla najemców.
- Konto: konto Wynajmującego w Larito, chronione adresem e-mail i hasłem.
- Zespół: osoby zaproszone przez Wynajmującego do Konta, z rolą edycji albo tylko podglądu.
- Plan: zakres usługi zależny od liczby mieszkań (obecnie Start, Standard i Plus), opisany w Cenniku.
- Cennik: cennik startowy pod adresem /cennik, z cenami Planów i Pakietu, które Operator zamierza stosować od Dnia uruchomienia płatności.
- Dzień uruchomienia płatności: dzień wskazany przez Operatora w zawiadomieniu, o którym mowa w § 7 ust. 3, od którego Plany płatne i Pakiet są odpłatne.
- Pakiet najmu okazjonalnego, Pakiet: komplet Dokumentów i instrukcji do jednej umowy najmu okazjonalnego, opisany w § 8.
- Wzór: szablon dokumentu (umowy, aneksu, wypowiedzenia, protokołu, rozliczenia kaucji, zgłoszenia do urzędu skarbowego i innych), który Larito wypełnia danymi wprowadzonymi przez Wynajmującego.
- Dokument: dokument wygenerowany ze Wzoru dla konkretnego najmu.
- Podpis zwykły: złożenie oświadczenia w Larito przez otwarcie osobistego linku, potwierdzenie numeru telefonu albo adresu e-mail, wpisanie imienia i nazwiska oraz jednorazowego kodu. Kod przychodzi SMS-em, a e-mailem wtedy, gdy osoba nie ma polskiego numeru komórkowego, gdy Wynajmujący wybrał e-mail dla Dokumentu albo gdy SMS-y są chwilowo niedostępne (§ 4 ust. 2, § 6 ust. 4). Służy do zachowania formy dokumentowej (art. 77² Kodeksu cywilnego).
- Podpis kwalifikowany: kwalifikowany podpis elektroniczny strony Dokumentu, uzyskany przez nią u wybranego dostawcy (na przykład w aplikacji mObywatel). Larito takiego podpisu nie dostarcza. Zachowuje on formę elektroniczną, równoważną formie pisemnej (art. 78¹ Kodeksu cywilnego).
- Portal najemcy: bezpłatna część Larito dostępna dla Najemcy z osobistego linku i PIN-u, bez zakładania konta.
- Dane najemców: dane osobowe Najemców i innych osób (współnajemców, osób zamieszkujących, poręczycieli, właścicieli lokalu zastępczego, nadawców przelewów z wyciągów, osób pytających o mieszkanie przez stronę oferty), które Wynajmujący wprowadza do Larito albo które te osoby przekazują przez Larito.
§ 3. Zakres usługi
Operator udostępnia Wynajmującemu oprogramowanie do prowadzenia najmu, w szczególności:
- ewidencję mieszkań, Najemców, umów, liczników i wyposażenia;
- kreator umowy najmu zwykłej i okazjonalnej oraz innych Dokumentów ze Wzorów, z ostrzeżeniami o typowych błędach i o wymaganej formie;
- Podpis zwykły w Larito, przygotowanie Dokumentów do podpisu na papierze oraz przyjęcie Dokumentu podpisanego Podpisem kwalifikowanym (plik PDF z podpisem w formacie PAdES albo plik XAdES) wraz z technicznym sprawdzeniem tego podpisu;
- harmonogram opłat, przypomnienia e-mail, SMS i powiadomienia push (jeden Najemca dostaje najwyżej jedno przypomnienie o opłacie dziennie, zaczynając od najpilniejszego), dane do przelewu z kodem QR;
- centrum powiadomień w panelu oraz codzienne podsumowanie e-mailem dla właściciela Konta (wpłaty z poprzedniego dnia, zaległości, nowe zgłoszenia, Dokumenty czekające na podpis, terminy w ciągu 7 dni); podsumowanie jest częścią usługi, wychodzi tylko wtedy, gdy jest co pokazać, a Wynajmujący wyłącza je w Ustawieniach;
- import wyciągu bankowego i propozycje dopasowania wpłat do opłat;
- protokoły zdawczo-odbiorcze ze zdjęciami i stanami liczników, zgłoszenia usterek, rozliczenie kaucji (z waloryzacją z art. 6 ust. 3 ustawy o ochronie praw lokatorów) i mediów;
- zapis dowodu doręczenia pism (sposób, numer nadawczy, daty, zdjęcia potwierdzeń);
- faktury dla Najemców będących przedsiębiorcami i ich wysyłkę do Krajowego Systemu e-Faktur na polecenie Wynajmującego;
- raporty miesięczne i roczne, informacyjny podgląd kwot do zeznania PIT-28 i zestaw danych dla księgowej;
- Portal najemcy dla Najemców Wynajmującego.
Wzory mają charakter ogólny i odzwierciedlają stan prawny z dnia wskazanego w Dokumencie. Operator dba o zgodność Wzorów z przepisami obowiązującymi w tym dniu i aktualizuje je po zmianie przepisów. Ostrzeżenia kreatora pomagają uniknąć typowych błędów, ale nie obejmują każdej sytuacji.
Larito nie jest pomocą prawną, doradztwem podatkowym ani usługą notarialną. Operator nie ocenia indywidualnej sytuacji Wynajmującego, nie redaguje umów na jego zamówienie i nie reprezentuje go wobec Najemcy, sądu ani urzędu. W sprawach nietypowych (spór z Najemcą, eksmisja, umowa z postanowieniami spoza Wzoru) warto skorzystać z pomocy radcy prawnego, adwokata albo doradcy podatkowego.
Operator nie jest stroną umowy najmu i nie odpowiada za jej wykonanie przez Wynajmującego ani Najemcę.
Larito nie przyjmuje, nie przechowuje i nie przekazuje pieniędzy. Czynsz, kaucja i inne opłaty płyną bezpośrednio między Najemcą a Wynajmującym. Operator nie świadczy usług płatniczych.
§ 4. Wymagania techniczne i zagrożenia
Do korzystania z Larito potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka (Chrome, Edge, Firefox lub Safari w jednej z dwóch ostatnich wersji) z włączoną obsługą JavaScript i plików cookie niezbędnych do logowania, aktywny adres e-mail oraz, do wysyłki kodów SMS, numer telefonu komórkowego Najemcy, a do kodu e-mailem jego adres e-mail. Aplikacja na Androida wymaga aktualnego systemu Android i Usług Google Play, a powiadomienia push zgody udzielonej w telefonie albo w przeglądarce.
SMS-y z Konta założonego przez formularz rejestracji (kody do podpisu, przypomnienia, zaproszenia i linki) Larito wysyła dopiero wtedy, gdy osoba z rolą właściciela Konta potwierdzi swój adres e-mail linkiem z § 5 ust. 2. Do tego czasu kody do podpisu i przypomnienia o opłatach idą e-mailem (osoba bez adresu e-mail dostaje SMS), a pozostałe SMS-y czekają w kolejce i wychodzą zaraz po potwierdzeniu; gdy adres nie zostanie potwierdzony w ciągu 7 dni, taki SMS nie wychodzi, a Wynajmujący widzi powód na karcie Najemcy. Chroni to przed wysyłką SMS-ów z kont założonych na cudzy adres.
Do otwarcia Dokumentów PDF potrzebny jest program do odczytu plików PDF, wbudowany w większość przeglądarek.
Korzystanie z internetu wiąże się z zagrożeniami, takimi jak wyłudzanie danych logowania (phishing), złośliwe oprogramowanie i przejęcie skrzynki e-mail. Operator nigdy nie prosi o podanie hasła w wiadomości e-mail ani SMS. Linki do Portalu najemcy i do podpisu są osobiste: przekazanie ich innej osobie daje jej wgląd w dane najmu (art. 6 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną).
Wynajmujący dba o poufność hasła, nie używa go w innych serwisach i wylogowuje się na urządzeniach, z których korzystają inne osoby.
§ 5. Konto i zawarcie umowy
Konto zakłada osoba pełnoletnia z pełną zdolnością do czynności prawnych albo osoba uprawniona do reprezentowania Wynajmującego niebędącego osobą fizyczną.
Przy rejestracji Wynajmujący podaje imię, nazwisko, adres e-mail i hasło (co najmniej 10 znaków) oraz akceptuje regulamin i politykę prywatności. Larito zapisuje datę akceptacji i wersję obu dokumentów. Zaraz po rejestracji Larito wysyła na podany adres e-mail link potwierdzający, ważny 7 dni; adres potwierdza się przyciskiem na stronie w Larito po zalogowaniu, a nowy link można wysłać z Ustawień, najwyżej 3 razy na godzinę. Bez potwierdzenia Konto działa w pełni, z jednym wyjątkiem: nie wysyła SMS-ów (§ 4 ust. 2). Za potwierdzony Larito uznaje także adres osoby, która weszła do Konta z zaproszenia do Zespołu albo zresetowała hasło linkiem z e-maila, bo oba linki przyszły na ten adres.
Informacje o nowych funkcjach Larito i wskazówki dotyczące prowadzenia najmu Operator wysyła e-mailem wyłącznie za uprzednią, dobrowolną zgodą Wynajmującego (art. 398 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej, Dz.U. 2024 poz. 1221). Zgodę wyraża się w osobnym, niezaznaczonym domyślnie polu przy rejestracji albo w Ustawieniach Konta, gdy Operator takie pole udostępni; do tego czasu Operator nie wysyła takich wiadomości. Brak zgody nie ogranicza żadnej funkcji Larito. Zgodę można cofnąć w każdej chwili jednym kliknięciem linku do wypisania w każdej takiej wiadomości albo w Ustawieniach, ze skutkiem od razu. Zgody nie wymagają wiadomości konieczne do świadczenia usługi: potwierdzenie adresu, bezpieczeństwo Konta (na przykład logowanie z nowego urządzenia), zmiany regulaminu i cen, faktury, Dokumenty do podpisu, powiadomienia o wpłatach, zaległościach i zgłoszeniach oraz codzienne podsumowanie z § 3 ust. 1, które Wynajmujący wyłącza w Ustawieniach.
Umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zostaje zawarta z chwilą założenia Konta, na czas nieoznaczony. Wraz z nią zostaje zawarta umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych z Załącznika nr 1.
Wynajmujący podaje dane prawdziwe i aktualne. Do Dokumentów trafiają dane wpisane przez Wynajmującego, więc za ich poprawność odpowiada Wynajmujący.
Wynajmujący nie udostępnia hasła innym osobom. Do współpracy służy Zespół: Wynajmujący zaprasza osoby z rolą edycji albo tylko podglądu i odpowiada za to, komu daje dostęp. Osoby z Zespołu działają w Larito w imieniu Wynajmującego. Rola w Larito nie jest pełnomocnictwem do składania oświadczeń woli; Dokument, który wymaga formy szczególnej, podpisuje osoba uprawniona do tego według przepisów (art. 99 Kodeksu cywilnego).
Adres e-mail i numer telefonu właściciela Konta (wpisany w Ustawieniach) Larito pokazuje Najemcom w Portalu najemcy i w stopce e-maili wysyłanych do Najemców, a odpowiedź Najemcy na taki e-mail trafia na ten adres (pole odpowiedzi, Reply-To).
Wynajmujący może w każdej chwili usunąć Konto w ustawieniach albo przez wiadomość na adres kontakt@emberforge.pl. Skutki usunięcia opisuje § 15.
§ 6. Zasady korzystania i treści zabronione
Wynajmujący nie może:
- dostarczać treści o charakterze bezprawnym, w tym naruszających dobra osobiste lub prawa autorskie innych osób;
- używać Larito do tworzenia list „złych najemców”, oceniania wiarygodności osób, profilowania ani wymiany informacji o Najemcach z innymi wynajmującymi;
- wprowadzać danych osób, z którymi nie łączy go najem ani zamiar jego zawarcia, danych szczególnych kategorii (na przykład o zdrowiu) ani skanów i zdjęć dokumentów tożsamości;
- wysyłać przez Larito treści niezwiązanych z najmem, w tym reklam;
- podejmować działań, które zakłócają pracę Larito lub omijają jego zabezpieczenia, w tym automatycznego pobierania danych.
Po otrzymaniu urzędowego zawiadomienia albo wiarygodnej wiadomości o bezprawnym charakterze treści Operator może uniemożliwić dostęp do tej treści i niezwłocznie zawiadamia o tym Wynajmującego, podając przyczynę.
Przy rażącym albo powtarzającym się naruszeniu ust. 1 Operator może zawiesić Konto po uprzednim wezwaniu do zaprzestania naruszeń, a następnie rozwiązać umowę zgodnie z § 15.
Limity ochronne. Żeby chronić miejsce na serwerze, reputację nadawcy wiadomości e-mail (doręczalność wiadomości wszystkich Wynajmujących) i koszty SMS-ów, Larito stosuje w każdym Koncie, niezależnie od Planu i także przed Dniem uruchomienia płatności, następujące limity:
- miejsce na pliki (zdjęcia, skany, pliki PDF): 2 GB w Planie Start, 10 GB w Planie Standard i 25 GB w Planie Plus; po przekroczeniu nowe pliki wgrywane przez Wynajmującego, Zespół i Najemców nie powstają, a Larito pokazuje zajęte miejsce i limit; pliki tworzone przez Larito (PDF podpisanego Dokumentu, faktura, plik z Podpisem kwalifikowanym) powstają nadal; nic nie jest usuwane;
- zdjęcia: najwyżej 60 w jednym protokole i 500 przy jednym mieszkaniu;
- e-maile do Najemców: 100 dziennie w Planie Start, 500 dziennie w Planach Standard i Plus, a przez pierwszą dobę od założenia Konta 20; wiadomości ponad limit nie przepadają, tylko wychodzą następnego dnia (§ 12 ust. 2); kody do podpisu, o które prosi osoba podpisująca, idą od razu;
- SMS-y: po 300 SMS-ach w miesiącu kalendarzowym (w każdym Planie), a w Planie Start od Dnia uruchomienia płatności już po 10 SMS-ach w miesiącu, kody do podpisu i przypomnienia idą e-mailem (osoba bez adresu e-mail dostaje SMS); zaproszenia i linki wysyłane SMS-em wychodzą nadal.
Gdy e-mail do Najemcy wróci jako trwale niedoręczalny (skrzynka nie istnieje, domena nie przyjmuje poczty) albo odbiorca oznaczy wiadomość z Larito jako spam, Larito blokuje ten adres: wiadomości na niego nie wychodzą, przypomnienia o opłatach idą SMS-em (gdy Najemca ma numer), a Wynajmujący widzi na karcie Najemcy komunikat i przycisk „Odblokuj adres”, którego używa po poprawieniu adresu. Chwilowe odbicie (pełna skrzynka) niczego nie blokuje. Blokada dotyczy adresu, nie Konta, i wygasa po 12 miesiącach.
Limity z ust. 4 nie są limitami Planów z Cennika; ich zmianę na korzyść Wynajmującego Operator może wprowadzić w każdej chwili, a inną zmianę tylko zgodnie z § 17. Przekroczenie limitu nie jest naruszeniem regulaminu, a dane Wynajmującego pozostają nienaruszone.
§ 7. Cennik startowy i płatności
Cennik jest cennikiem startowym: pokazuje Plany (obecnie Start, Standard i Plus) i Pakiet z cenami brutto, czyli z podatkiem VAT, jeśli jest należny, które Operator zamierza stosować od Dnia uruchomienia płatności. Do tego dnia ceny i zakres Planów mogą się zmienić.
Do Dnia uruchomienia płatności korzystanie z Larito jest bezpłatne, także z funkcji opisanych w Cenniku jako płatne. W tym czasie Operator nie pobiera żadnych opłat i nie zbiera danych kart płatniczych. Limity liczby mieszkań i SMS-ów z Cennika nie obowiązują przed tym dniem; limity ochronne z § 6 ust. 4 i 5, w tym miejsce na pliki według Planu, obowiązują od założenia Konta.
O uruchomieniu płatności Operator zawiadamia Wynajmującego e-mailem co najmniej 30 dni przed Dniem uruchomienia płatności. Zawiadomienie podaje ten dzień, ceny i limity Planów, zasady okresu próbnego, los mieszkań ponad limit Planu i operatora płatności. Warunki dla Kont założonych przed zawiadomieniem nie będą mniej korzystne niż te, które Cennik przewidywał w dniu założenia Konta.
Plan płatny albo Pakiet staje się odpłatny wyłącznie wtedy, gdy Wynajmujący samodzielnie go wybierze i zapłaci. Wynajmujący, który nie wybierze Planu płatnego, korzysta z Planu Start. Larito nie usuwa danych z powodu przekroczenia limitu Planu ani limitu ochronnego: mieszkania ponad limit Planu zostają, nowe pliki ponad limit miejsca nie powstają, a Wynajmujący zachowuje wgląd we wszystkie dane i Dokumenty i może je pobrać.
Oferta „Dołącz na starcie”: pierwszych 50 Wynajmujących, którzy zgłoszą się przez formularz na stronie, wezmą udział w jednej rozmowie o Larito i przekażą opinię, otrzymuje Plan Plus bez opłat przez 6 miesięcy liczonych od Dnia uruchomienia płatności. Oferta nie wymaga podania karty. Po jej upływie Konto przechodzi na Plan Start, chyba że Wynajmujący sam wybierze Plan płatny. Operator może zakończyć ofertę po wyczerpaniu miejsc, o czym informuje na stronie; uczestnicy, którzy już ją otrzymali, zachowują ją do końca okresu.
Od Dnia uruchomienia płatności:
- abonament płaci się z góry za okres miesiąca, licząc od dnia zakupu;
- płatności obsługuje zewnętrzny operator płatności wskazany w zawiadomieniu i przy zakupie; Operator nie przechowuje danych kart płatniczych;
- za każdą płatność Operator wystawia fakturę w postaci elektronicznej, udostępnia ją na Koncie i wysyła na adres e-mail Wynajmującego;
- Wynajmujący może w każdej chwili zmienić Plan na wyższy (ze skutkiem od razu, z dopłatą proporcjonalną do pozostałej części okresu) albo na niższy i anulować abonament (ze skutkiem na koniec opłaconego okresu), bez kontaktu z Operatorem.
O zmianie cen po Dniu uruchomienia płatności Operator informuje e-mailem co najmniej 30 dni przed jej wejściem w życie. Nowa cena obowiązuje od pierwszego okresu rozliczeniowego po tej dacie. Wynajmujący, który się nie zgadza, może przed wejściem zmiany w życie anulować abonament albo wypowiedzieć umowę, bez kosztów.
§ 8. Pakiet najmu okazjonalnego
Pakiet dotyczy jednej umowy najmu okazjonalnego i obejmuje:
- umowę najmu okazjonalnego wygenerowaną z danych Wynajmującego, z załącznikami wymaganymi przez art. 19a ust. 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (t.j. Dz.U. 2023 poz. 725), a także protokołem zdawczo-odbiorczym i zasadami korzystania z lokalu;
- instrukcję dla notariusza i Najemcy dotyczącą oświadczenia o poddaniu się egzekucji;
- pismo zgłaszające zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego, które Wynajmujący składa samodzielnie, oraz widoczny na pulpicie i w kalendarzu 14-dniowy termin zgłoszenia (art. 19b ust. 1);
- listę kontrolną kolejnych kroków.
Pakiet nie obejmuje:
- opłat notarialnych i podatku od czynności cywilnoprawnych, jeśli wystąpi;
- wskazania lokalu zastępczego ani zgody jego właściciela;
- Podpisu kwalifikowanego, który strona uzyskuje sama;
- oceny, czy Wynajmujący może zawrzeć umowę najmu okazjonalnego (art. 19a ust. 1: właściciel lokalu będący osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali); odpowiada za to Wynajmujący.
Umowa najmu okazjonalnego i jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 19a ust. 6). Larito przygotowuje je do Podpisu kwalifikowanego albo do podpisu własnoręcznego na papierze i nie pozwala wysłać ich do Podpisu zwykłego.
Do Dnia uruchomienia płatności Dokumenty najmu okazjonalnego są dostępne w Larito bez opłaty. Od tego dnia są częścią Pakietu.
Pakiet jest wykonany z chwilą udostępnienia Dokumentów na Koncie. Dokumenty pozostają dostępne na Koncie także po zakończeniu Planu, do czasu ich usunięcia przez Wynajmującego albo usunięcia Konta.
§ 9. Prawo odstąpienia od umowy
Konsument i Przedsiębiorca na prawach konsumenta mogą odstąpić od umowy zawartej z Operatorem na odległość w terminie 14 dni bez podawania przyczyny i bez kosztów, z wyjątkiem kosztów z ust. 4 (art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1244). Termin biegnie od dnia zawarcia umowy (art. 28 pkt 2): dla umowy o prowadzenie Konta od założenia Konta, a dla Planu płatnego i Pakietu od dnia ich zakupu.
Do odstąpienia wystarczy oświadczenie wysłane przed upływem terminu (art. 30 ust. 2), na przykład e-mailem na adres kontakt@emberforge.pl albo listem na adres siedziby Operatora. Można skorzystać ze wzoru formularza z Załącznika nr 2 (art. 30 ust. 1), ale nie jest to obowiązkowe. Operator niezwłocznie potwierdza otrzymanie oświadczenia e-mailem.
Operator zwraca wszystkie płatności niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia, tym samym sposobem zapłaty, chyba że Konsument zgodzi się na inny bezpłatny dla niego sposób (art. 32 ust. 1 i 2).
Abonament: przy zakupie Planu płatnego Larito pyta, czy Konsument żąda rozpoczęcia świadczenia przed upływem terminu do odstąpienia. Jeżeli Konsument wyraźnie tego zażądał (art. 21 ust. 2), a potem odstępuje od umowy, płaci za świadczenie spełnione do chwili odstąpienia, proporcjonalnie do ceny (art. 35). Od umowy o prowadzenie Konta w Planie Start Konsument odstępuje bez żadnych kosztów; ten sam skutek daje usunięcie Konta.
Pakiet: Dokumenty Pakietu to treść cyfrowa niedostarczana na nośniku materialnym, wytwarzana w Larito z danych Wynajmującego. Prawo odstąpienia od zakupu Pakietu wygasa, gdy Operator na wyraźne i uprzednie żądanie Konsumenta, poinformowanego, że po spełnieniu świadczenia utraci prawo odstąpienia, który przyjął to do wiadomości, udostępni Dokumenty Pakietu i przekaże Konsumentowi potwierdzenie na trwałym nośniku (art. 38 ust. 1 pkt 13 oraz pkt 1, w związku z art. 21 ust. 1).
Przy zakupie Pakietu Konsument zaznacza dwa niezaznaczone domyślnie pola: żądanie udostępnienia Dokumentów od razu oraz przyjęcie do wiadomości utraty prawa odstąpienia. Larito zapisuje datę i treść tych oświadczeń, a Operator wysyła potwierdzenie zawarcia umowy z ich treścią na trwałym nośniku (e-mail z plikiem PDF). Konsument, który ich nie złoży, otrzyma Dokumenty Pakietu po upływie terminu do odstąpienia.
Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą może najpóźniej przy zawarciu umowy oświadczyć, czy umowa ma dla niej charakter zawodowy (art. 7aa ust. 2 ustawy o prawach konsumenta). Operator nie uzależnia zawarcia umowy od takiego oświadczenia.
§ 10. Dokumenty, Wzory i podpisy
Wynajmujący decyduje o treści Dokumentu: wybiera rodzaj umowy, warunki i opcje kreatora oraz podaje dane stron. Przed wysłaniem do podpisu Wynajmujący sprawdza Dokument w całości.
Larito ostrzega o wymaganiach co do formy, w szczególności że umowa najmu na czas dłuższy niż rok niezawarta na piśmie jest poczytywana za zawartą na czas nieoznaczony (art. 660 Kodeksu cywilnego), a umowa najmu okazjonalnego i jej zmiany (art. 19a ust. 6 ustawy o ochronie praw lokatorów), poręczenie (art. 876 § 2 Kodeksu cywilnego) oraz wypowiedzenie najmu przez wynajmującego (art. 11 ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów) wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Dokumentów z tej drugiej grupy Larito nie wysyła do Podpisu zwykłego: umowę, jej zmiany i poręczenie przygotowuje do Podpisu kwalifikowanego albo do podpisu na papierze, a wypowiedzenie do podpisu na papierze.
Podpis zwykły zachowuje formę dokumentową (art. 77² Kodeksu cywilnego) niezależnie od tego, czy kod przyszedł SMS-em, czy e-mailem. Nie zastępuje formy pisemnej ani formy elektronicznej, którą daje wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny (art. 78 i art. 78¹ Kodeksu cywilnego). Larito nie traktuje podpisu zaufanego ani podpisu osobistego jako zastępujących formę pisemną. Kod e-mailem potwierdza dostęp do skrzynki, na którą zwykle przyszedł także link do podpisu, więc jest słabszym dowodem niż kod SMS wysłany innym kanałem; Wynajmujący, któremu zależy na mocniejszym dowodzie, wybiera SMS albo Podpis kwalifikowany.
Przy Podpisie zwykłym Larito zapisuje w karcie podpisów ślad podpisu każdej strony: czas, skrót SHA-256 Dokumentu i pliku PDF, pełny numer telefonu, na który wysłano kod, albo pełny adres e-mail, gdy kod poszedł e-mailem, oraz informację, kto i kiedy ten numer albo adres wpisał, wpisane imię i nazwisko z oceną zgodności z Dokumentem, adres e-mail kontaktowy, język strony podpisu, adres IP, dane przeglądarki, identyfikatory i statusy doręczenia SMS-a albo e-maila z kodem i e-maila z linkiem, a przy podpisie Wynajmującego także adres e-mail zalogowanego konta, rolę w Koncie i skrót identyfikatora sesji. Karta podpisów jest częścią pliku PDF, który otrzymują wszystkie strony Dokumentu, i służy jako dowód, kto, kiedy i jaki Dokument podpisał; ocenia go sąd.
Ochrona Najemcy przy sprzedaży lokalu (art. 678 § 2 Kodeksu cywilnego) wymaga umowy na czas oznaczony w formie pisemnej i z datą pewną (art. 81 Kodeksu cywilnego); Podpis zwykły tych warunków nie spełnia.
Podpis kwalifikowany strona składa samodzielnie u wybranego dostawcy, na jego warunkach: bezpłatnie w aplikacji mObywatel (w granicach limitu i warunków dostawców) albo własnym Podpisem kwalifikowanym. Larito nie jest dostawcą Podpisu kwalifikowanego, nie pośredniczy w jego składaniu i nie pobiera za niego opłat. Larito przyjmuje plik PDF z podpisem w formacie PAdES albo plik XAdES i sprawdza go technicznie: poprawność podpisu, zgodność z Dokumentem wydanym przez Larito, zgodność osoby podpisującej z osobą wskazaną w Dokumencie oraz łańcuch certyfikatu do polskiej listy zaufania wraz ze statusem unieważnienia certyfikatu. Gdy sprawdzenia nie da się dokończyć, podpis czeka na potwierdzenie Wynajmującego. Takie sprawdzenie nie przesądza o skutkach prawnych podpisu, a Larito nie jest kwalifikowaną usługą walidacji i nie wydaje raportu walidacji.
§ 11. Płatności między Wynajmującym a Najemcą
Larito pokazuje Najemcy dane do przelewu na rachunek Wynajmującego. Wynajmujący odpowiada za poprawność numeru rachunku.
Dopasowanie wpłat z zaimportowanego wyciągu jest propozycją. Wynajmujący sprawdza i zatwierdza przypisania; saldo Najemcy wynika z tych decyzji. Kaucję albo inną wpłatę przyjętą gotówką Wynajmujący zapisuje ręcznie.
Rozliczenie kaucji i mediów, propozycje potrąceń oraz podgląd kwot do PIT-28 są wyliczeniami pomocniczymi na podstawie danych wprowadzonych przez Wynajmującego. Rozliczenie kaucji Larito liczy od kwoty faktycznie wpłaconej, z waloryzacją z art. 6 ust. 3 ustawy o ochronie praw lokatorów. Ostateczna decyzja i odpowiedzialność za rozliczenie z Najemcą i z urzędem skarbowym należy do Wynajmującego.
§ 12. Dostępność, kopie zapasowe i zmiany usługi
Larito działa całą dobę. Prace techniczne Operator planuje w godzinach najmniejszego ruchu i, gdy przerwa ma trwać dłużej niż 30 minut, zapowiada je w Larito z co najmniej 48-godzinnym wyprzedzeniem. Awarie usuwa bez zbędnej zwłoki.
Wiadomości e-mail do Najemców ponad dzienny limit z § 6 ust. 4 Larito wysyła następnego dnia, po północy czasu polskiego, w kolejności ich utworzenia; nic nie przepada, a powód oczekiwania Wynajmujący widzi na karcie Najemcy. Przypomnienie o opłacie, które z powodu limitu nie wyszło danego dnia, wychodzi w następnym przebiegu, jeśli nadal jest aktualne.
Operator wykonuje codzienne kopie zapasowe bazy danych i plików: na serwerze przechowuje 14 kopii dziennych i 2 tygodniowe, a poza serwerem, w centrum danych w Unii Europejskiej, kopie szyfrowane przed wysłaniem, przez 90 dni. Odtworzenie danych z kopii Operator sprawdza co najmniej raz na kwartał.
Wynajmujący może w każdej chwili pobrać Dokumenty w PDF oraz kopię danych Konta (plik ZIP). Ze względu na obowiązek przechowywania dokumentów najmu Operator zaleca Wynajmującemu zachowanie własnej kopii.
Operator może zmienić funkcje Larito, które nie są konieczne do zachowania zgodności usługi z umową, wyłącznie z następujących przyczyn i tylko w zakresie, w jakim dana przyczyna tego wymaga (art. 43p ustawy o prawach konsumenta):
- zmiana przepisów prawa albo wydanie orzeczenia lub decyzji organu, które dotyczą usługi;
- usunięcie zagrożenia dla bezpieczeństwa danych lub usługi albo przeciwdziałanie nadużyciom, które ujawniły się w działaniu Larito;
- zakończenie albo istotna zmiana usługi przez dostawcę technicznego, na którym opiera się dana funkcja;
- dodanie nowej funkcji albo poprawa działania istniejącej, jeżeli nie ogranicza to dotychczasowych funkcji.
Zmiana nie może wiązać się z kosztami dla Konsumenta, a Operator informuje o niej jasno i zrozumiale. Jeżeli zmiana istotnie i negatywnie wpływa na dostęp Konsumenta do usługi lub korzystanie z niej, Operator informuje o niej z odpowiednim wyprzedzeniem na trwałym nośniku, a Konsument może wypowiedzieć umowę bez zachowania terminu wypowiedzenia w ciągu 30 dni od dokonania zmiany albo od poinformowania o niej, jeżeli nastąpiło później (art. 43q ustawy o prawach konsumenta).
§ 13. Odpowiedzialność
Operator odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy na zasadach ogólnych (art. 471 Kodeksu cywilnego), a wobec Konsumenta i Przedsiębiorcy na prawach konsumenta także za brak zgodności usługi cyfrowej i treści cyfrowej z umową, w tym Wzorów i Dokumentów, na zasadach rozdziału 5b ustawy o prawach konsumenta.
Operator nie odpowiada za szkodę, która jest wyłącznie następstwem okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności, w szczególności: danych nieprawdziwych lub niekompletnych wpisanych przez Wynajmującego, wyboru dokonanego przez Wynajmującego wbrew wyraźnemu ostrzeżeniu kreatora (na przykład formy podpisu), działań lub zaniechań Najemcy, banku, notariusza, urzędu i innych osób trzecich, za które Operator nie odpowiada, oraz udostępnienia hasła lub linku osobie nieuprawnionej przez Wynajmującego. Ten ustęp nie ogranicza odpowiedzialności Operatora za wady Wzorów i oprogramowania.
Wobec Wynajmującego, który nie jest Konsumentem ani Przedsiębiorcą na prawach konsumenta, odpowiedzialność Operatora jest ograniczona do szkody rzeczywistej i do kwoty opłat zapłaconych przez Wynajmującego w ciągu 12 miesięcy przed zdarzeniem wywołującym szkodę, a gdy Wynajmujący nie płacił opłat, do kwoty 500 zł. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie (art. 473 § 2 Kodeksu cywilnego) ani szkody na osobie.
Wobec Konsumenta i Przedsiębiorcy na prawach konsumenta regulamin nie wyłącza ani nie ogranicza odpowiedzialności Operatora; ust. 3 ich nie dotyczy (art. 385³ pkt 1 i 2 Kodeksu cywilnego).
§ 14. Reklamacje i pozasądowe rozwiązywanie sporów
Reklamację można złożyć e-mailem na adres kontakt@emberforge.pl albo listem na adres siedziby Operatora. Warto podać adres e-mail Konta, opis problemu, datę jego wystąpienia i oczekiwany sposób rozpatrzenia.
Operator odpowiada na reklamację w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania, na papierze lub innym trwałym nośniku, w szczególności e-mailem. Brak odpowiedzi w tym terminie wobec Konsumenta oznacza uznanie reklamacji (art. 7a ustawy o prawach konsumenta).
Gdy usługa cyfrowa albo treść cyfrowa są niezgodne z umową, Konsument może żądać doprowadzenia ich do zgodności z umową (art. 43m ustawy o prawach konsumenta), a na zasadach art. 43n i 43o tej ustawy także obniżenia ceny albo odstąpienia od umowy.
Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozwiązywania sporów, w szczególności z pomocy miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów, organizacji konsumenckich oraz stałych polubownych sądów konsumenckich przy wojewódzkich inspektorach Inspekcji Handlowej, na zasadach ustawy z dnia 23 września 2016 r. o pozasądowym rozwiązywaniu sporów konsumenckich (Dz.U. 2016 poz. 1823, ze zm.). Jeżeli reklamacja nie zostanie uwzględniona, Operator przekaże Konsumentowi na trwałym nośniku oświadczenie o zgodzie albo odmowie udziału w takim postępowaniu (art. 32 tej ustawy). Europejska platforma ODR została zlikwidowana rozporządzeniem (UE) 2024/3228.
§ 15. Rozwiązanie umowy
Wynajmujący może wypowiedzieć umowę w każdej chwili, usuwając Konto albo wysyłając oświadczenie na adres kontakt@emberforge.pl. Przy Planie płatnym umowa trwa do końca opłaconego okresu, chyba że Wynajmujący wybierze usunięcie natychmiastowe; wtedy Konsument i Przedsiębiorca na prawach konsumenta otrzymują zwrot opłaty za niewykorzystaną część okresu, proporcjonalnie do ceny.
Operator może wypowiedzieć umowę z ważnej przyczyny, z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, w szczególności gdy Wynajmujący rażąco lub uporczywie narusza regulamin mimo wezwania albo zalega z opłatą ponad 14 dni po wezwaniu, a gdy Operator kończy świadczenie usługi, z 90-dniowym wyprzedzeniem.
Przy naruszeniu, które zagraża bezpieczeństwu Larito, innych użytkowników albo osób, których dane są przetwarzane, Operator może natychmiast zawiesić dostęp do Konta do czasu wyjaśnienia, informując o przyczynie.
Przy wypowiedzeniu przez Operatora bez winy Wynajmującego Operator zwraca część opłaty za niewykorzystany okres.
Gdy umowę wypowiada Operator, Wynajmujący ma 30 dni od jej rozwiązania na pobranie danych; potem Operator usuwa Dane najemców zgodnie z § 11 Załącznika nr 1, a dane Konta zgodnie z Polityką prywatności. Gdy Wynajmujący samodzielnie usuwa Konto, dane są usuwane od razu; przed usunięciem Larito proponuje pobranie kopii danych. Faktury za Plany i Pakiet Operator przechowuje przez okres wymagany przepisami podatkowymi.
§ 16. Dane osobowe
Administratorem danych osobowych Wynajmującego i osób z Zespołu, przetwarzanych w związku z Kontem, płatnościami, bezpieczeństwem, statystykami korzystania z Larito (bez plików cookie) i kontaktem z Operatorem, jest Operator. Szczegóły zawiera Polityka prywatności.
Administratorem Danych najemców jest Wynajmujący. Operator przetwarza je w imieniu Wynajmującego, jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia z Załącznika nr 1 (art. 28 rozporządzenia (UE) 2016/679, RODO). Operator nie ustala celów przetwarzania Danych najemców, nie wykorzystuje ich do własnych celów i nie jest ich współadministratorem.
Operator jest odrębnym administratorem wyłącznie danych technicznych potrzebnych do ochrony Larito, Portalu najemcy i podpisu: adresu IP używanego w limicie prób, błędnych prób PIN-u i kodu, blokad, liczników limitów ochronnych z § 6 ust. 4 oraz adresów e-mail zablokowanych po trwałym odbiciu albo skardze na spam (§ 6 ust. 5, przez 12 miesięcy), na zasadach Polityki prywatności. Alert o przekroczeniu limitu, który dostaje Operator, zawiera identyfikator Konta i liczby, bez Danych najemców.
Wynajmujący jako administrator informuje Najemców i inne osoby o przetwarzaniu ich danych (art. 13 i 14 RODO), odpowiada na ich żądania i w razie naruszenia ochrony danych ocenia, czy zgłosić je Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych (art. 33 RODO). Larito udostępnia wzór klauzuli informacyjnej dołączanej do umowy najmu, a Operator pomaga w pozostałych obowiązkach na zasadach Załącznika nr 1.
§ 17. Zmiany regulaminu
Operator może zmienić regulamin wyłącznie z następujących przyczyn i tylko w zakresie, w jakim dana przyczyna tego wymaga:
- zmiana przepisów prawa albo wydanie orzeczenia, decyzji lub zalecenia organu, które dotyczą usługi;
- uruchomienie płatności zgodnie z § 7 albo nowej funkcji, z której Wynajmujący nie musi korzystać; zmiana obejmuje wtedy tylko postanowienia o tej funkcji albo o płatnościach;
- zmiana funkcji dopuszczona w § 12 ust. 5;
- zmiana podmiotów przetwarzających dane (na zasadach § 6 Załącznika nr 1) albo danych Operatora;
- usunięcie zagrożenia dla bezpieczeństwa usługi albo przeciwdziałanie nadużyciom, które ujawniły się w działaniu Larito.
O zmianie Operator informuje e-mailem i w Larito co najmniej 30 dni przed jej wejściem w życie, podając treść zmian i ich przyczynę. Wynajmujący, który nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć umowę przed ich wejściem w życie bez ponoszenia kosztów (art. 384¹ Kodeksu cywilnego). Zmiany wyłącznie korzystne dla Wynajmującego albo wymuszone przepisami mogą wejść w życie wcześniej. Larito prosi o potwierdzenie nowej wersji przy najbliższym logowaniu.
Do Pakietu kupionego przed zmianą stosuje się regulamin w brzmieniu z dnia zakupu.
§ 18. Postanowienia końcowe
Umowa podlega prawu polskiemu. Wybór prawa nie pozbawia Konsumenta ochrony, jaką dają mu bezwzględnie obowiązujące przepisy państwa jego zwykłego pobytu.
Spory z Konsumentem rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych. Spory z Wynajmującym, który nie jest Konsumentem ani Przedsiębiorcą na prawach konsumenta, rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Operatora.
Regulamin obowiązuje od dnia 15 października 2026 r.
Akty prawne powołane w regulaminie (sygnatury sprawdzone w API ELI Sejmu i w EUR-Lex 13 i 15.10.2026):
- ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, t.j. Dz.U. 2024 poz. 1513;
- ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej, Dz.U. 2024 poz. 1221;
- ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1244;
- ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, t.j. Dz.U. 2026 poz. 795;
- ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, t.j. Dz.U. 2023 poz. 725;
- ustawa z dnia 23 września 2016 r. o pozasądowym rozwiązywaniu sporów konsumenckich, Dz.U. 2016 poz. 1823, ze zm.;
- rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), Dz.Urz. UE L 119 z 4.5.2016, str. 1, CELEX 32016R0679;
- decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r. w sprawie odpowiedniego stopnia ochrony w ramach ochrony danych UE-USA, CELEX 32023D1795;
- rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/3228 z dnia 19 grudnia 2024 r. w sprawie likwidacji europejskiej platformy ODR, CELEX 32024R3228.
§ 19. Co zmieniło się 15 października 2026 r.
Wersja z 15 października 2026 r. zastępuje wersję z 13 października 2026 r. Zmiany opisują funkcje, które Larito już ma; żadna nie ogranicza dotychczasowych funkcji ani nie wprowadza opłat. Najważniejsze zmiany:
- kod do Podpisu zwykłego może przyjść e-mailem, gdy osoba nie ma polskiego numeru komórkowego, gdy Wynajmujący tak wybrał albo gdy SMS-y są niedostępne; ślad podpisu zapisuje wtedy adres e-mail zamiast numeru (§ 2, § 10);
- jedno przypomnienie o opłacie dziennie na Najemcę, centrum powiadomień i codzienne podsumowanie e-mailem z wyłącznikiem w Ustawieniach (§ 3);
- potwierdzenie adresu e-mail linkiem po rejestracji; do potwierdzenia Konto nie wysyła SMS-ów (§ 4 ust. 2, § 5 ust. 2);
- informacje o nowych funkcjach i wskazówki tylko za osobną, dobrowolną zgodą, z wypisaniem jednym kliknięciem; lista wiadomości, które nie wymagają zgody (§ 5 ust. 3);
- limity ochronne: miejsce na pliki 2, 10 i 25 GB, liczba zdjęć, e-maile do Najemców dziennie, próg SMS-ów, blokada adresu po trwałym odbiciu albo skardze na spam z przyciskiem odblokowania (§ 6 ust. 4 do 6);
- limity ochronne obowiązują także przed Dniem uruchomienia płatności; nowe pliki ponad limit nie powstają, nic nie jest usuwane (§ 7 ust. 2 i 4);
- wiadomości ponad dzienny limit wychodzą następnego dnia (§ 12 ust. 2);
- Operator jako odrębny administrator liczników limitów i zablokowanych adresów (§ 16 ust. 3);
- umowa powierzenia: statusy doręczenia, odbicia i skargi z Resend przekazywane na adres Larito, limity ochronne wśród środków bezpieczeństwa, blokady adresów usuwane po 12 miesiącach, e-maile ponad limit wysyłane następnego dnia (Załącznik nr 1 § 1, § 5, § 6 i § 11).
§ 20. Co zmieniło się 13 października 2026 r.
Wersja z 13 października 2026 r. zastępuje wersję z 8 października 2026 r. Najważniejsze zmiany:
- jedna definicja Operatora (Ember Forge sp. z o.o.), Ember Forge jako marka;
- cennik startowy: do Dnia uruchomienia płatności wszystko jest bezpłatne, a o uruchomieniu płatności Operator zawiadomi co najmniej 30 dni wcześniej (§ 7);
- Zespół, odpowiedzialność za dostęp osób z Zespołu i informacja, że Najemcy widzą adres e-mail i telefon właściciela Konta (§ 5);
- odstąpienie od umowy z formularzem w Załączniku nr 2 i zasadami dla Pakietu (§ 9);
- opis śladu podpisu zgodny z tym, co Larito zapisuje, oraz podpis kwalifikowany uzyskiwany przez stronę samodzielnie (§ 10);
- zmiany usługi cyfrowej według art. 43p i 43q ustawy o prawach konsumenta oraz faktyczne okresy kopii zapasowych (§ 12);
- zwrot opłaty za niewykorzystaną część okresu przy usunięciu Konta przez Konsumenta (§ 15);
- umowa powierzenia: aktualna lista podmiotów przetwarzających (w tym Google LLC dla powiadomień w aplikacji), przekazywanie danych do USA, okresy przechowywania i usuwanie danych na polecenie (Załącznik nr 1).
Załącznik nr 1. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych
Zawierana między Wynajmującym (administratorem) a Operatorem (podmiotem przetwarzającym) z chwilą akceptacji regulaminu, na podstawie art. 28 ust. 3 RODO, w formie elektronicznej (art. 28 ust. 9 RODO).
§ 1. Przedmiot, charakter i cel przetwarzania
Wynajmujący powierza Operatorowi przetwarzanie Danych najemców w zakresie i celu potrzebnym do świadczenia usługi Larito opisanej w regulaminie.
Przetwarzanie polega na przechowywaniu, porządkowaniu, wyszukiwaniu, wyświetlaniu w panelu i Portalu najemcy, generowaniu Dokumentów i plików PDF, zapisie śladu podpisu i dowodu doręczenia pism, wysyłce wiadomości e-mail, SMS i powiadomień push, przyjmowaniu od dostawców wiadomości statusów doręczenia, trwałych odbić i skarg na spam oraz blokowaniu adresów, na które poczta nie dochodzi, dopasowywaniu wpłat z wyciągów, wystawianiu faktur i ich wysyłce do Krajowego Systemu e-Faktur na polecenie Wynajmującego, tworzeniu kopii zapasowych oraz usuwaniu danych.
Umowa powierzenia trwa tak długo jak umowa o świadczenie usług, a jej postanowienia o usunięciu danych do czasu ich usunięcia.
§ 2. Kategorie osób i danych
Kategorie osób: Najemcy i współnajemcy, osoby zamieszkujące z Najemcą (w tym małoletni), poręczyciele, właściciele lokalu zastępczego przy najmie okazjonalnym, nadawcy przelewów widoczni w zaimportowanych wyciągach, osoby pytające o mieszkanie przez stronę oferty, osoby odbierające pisma (na zdjęciach potwierdzeń doręczenia), osoby widoczne przypadkiem na zdjęciach z protokołów i zgłoszeń.
Kategorie danych: imię i nazwisko, PESEL, seria i numer dowodu osobistego, firma i NIP, adres, adres do korespondencji, e-mail, telefon, numer rachunku bankowego, dane umowy najmu, opłaty, wpłaty, zaległości i kaucja, odczyty liczników, zdjęcia, treść zgłoszeń usterek i wiadomości, dane faktur, ślad podpisu (opisany w § 10 regulaminu), dowód doręczenia pism (sposób, numer nadawczy, daty, zdjęcia potwierdzeń), identyfikatory subskrypcji powiadomień push Najemcy, dane z wyciągów bankowych (nadawca, tytuł, kwota, data).
Wynajmujący nie powierza danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO) ani danych o wyrokach skazujących (art. 10 RODO) i nie wprowadza ich do Larito.
§ 3. Udokumentowane polecenia
Operator przetwarza Dane najemców wyłącznie na udokumentowane polecenie Wynajmującego, także co do przekazywania danych do państwa trzeciego (art. 28 ust. 3 lit. a RODO). Poleceniem jest regulamin z tym załącznikiem, korzystanie przez Wynajmującego z funkcji Larito (na przykład wysłanie zaproszenia, import wyciągu, wysłanie faktury do Krajowego Systemu e-Faktur, usunięcie Najemcy) oraz polecenia wysłane e-mailem na adres Operatora.
Operator niezwłocznie informuje Wynajmującego, jeśli jego zdaniem polecenie narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych.
Jeżeli przepis prawa nakazuje Operatorowi przetwarzanie danych w inny sposób, Operator informuje o tym Wynajmującego przed rozpoczęciem przetwarzania, chyba że prawo tego zabrania.
§ 4. Poufność
Dostęp do Danych najemców mają wyłącznie osoby upoważnione przez Operatora, w zakresie potrzebnym do utrzymania i naprawy Larito oraz obsługi zgłoszeń, zobowiązane do zachowania tajemnicy także po zakończeniu współpracy (art. 28 ust. 3 lit. b RODO).
Operator nie przegląda Danych najemców bez potrzeby. Wgląd w dane konkretnego Konta przy obsłudze zgłoszenia następuje na prośbę Wynajmującego albo w razie naruszenia bezpieczeństwa.
§ 5. Środki bezpieczeństwa
Operator stosuje środki techniczne i organizacyjne z art. 32 RODO, w szczególności:
- szyfrowanie połączeń (TLS), nagłówki bezpieczeństwa i polityka bezpieczeństwa treści (CSP);
- hasła przechowywane jako skrót scrypt z solą, w bazie skróty identyfikatorów sesji i linków (link do Portalu najemcy dodatkowo w postaci zaszyfrowanej, żeby można go było wysłać ponownie), limity prób logowania i żądań;
- osobiste linki do Portalu najemcy i do podpisu o długości 192 bitów, PIN do Portalu najemcy z blokadą po 5 błędnych próbach, wygaszanie dostępu po zakończeniu najmu i możliwość unieważnienia linku przez Wynajmującego;
- szyfrowanie w bazie danych (AES-GCM, klucz poza bazą) pól z numerami PESEL, seriami i numerami dowodów oraz numerami rachunków; treść wygenerowanych Dokumentów i pliki PDF nie są szyfrowane osobno, chroni je kontrola dostępu, a kopie poza serwerem są szyfrowane w całości;
- kontrola dostępu do danych w każdym zapytaniu (dane jednego Konta są niedostępne z innego Konta);
- codzienne kopie zapasowe: na serwerze 14 dziennych i 2 tygodniowe, poza serwerem w UE szyfrowane przed wysłaniem, przez 90 dni; test odtworzenia co najmniej raz na kwartał;
- aktualizacje systemu i zależności, dostęp administracyjny do serwera wyłącznie z użyciem klucza;
- minimalizacja: usuwanie niedopasowanych wpływów z wyciągów po 30 dniach, metadanych lokalizacji ze zdjęć i treści linków z wysłanych wiadomości, retencja według § 11;
- ochrona przed nadużyciami (§ 6 ust. 4 i 5 regulaminu): limity miejsca na pliki, liczby zdjęć, e-maili do Najemców dziennie i SMS-ów w miesiącu, wysyłka SMS-ów dopiero po potwierdzeniu adresu e-mail właściciela Konta, blokada adresów po trwałym odbiciu albo skardze na spam zgłoszonej przez dostawcę poczty (webhook podpisany kluczem) oraz alert dla Operatora, który zawiera identyfikator Konta i liczby, bez Danych najemców.
Operator ocenia skuteczność środków co najmniej raz w roku i po każdej istotnej zmianie Larito.
§ 6. Dalsze powierzenie (podprocesorzy)
Wynajmujący udziela ogólnej zgody na korzystanie przez Operatora z usług dalszych podmiotów przetwarzających (art. 28 ust. 2 RODO). Lista w dniu wersji regulaminu:
| Podmiot | Państwo | Zakres | Transfer poza EOG |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Niemcy (UE) | serwery i kopie zapasowe w centrach danych w UE | brak transferu poza EOG |
| Resend Inc. | USA | wysyłka wiadomości e-mail (zaproszenia, przypomnienia, kody do podpisu, linki do podpisu i do portalu) oraz zwrotne statusy doręczenia, twardych odbić i skarg na spam przekazywane na adres serwisu Larito (webhook) | tak, do USA: decyzja Komisji (UE) 2023/1795 (EU-US Data Privacy Framework, w którym dostawca uczestniczy, art. 45 RODO), a uzupełniająco standardowe klauzule umowne w umowie powierzenia dostawcy (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) |
| LINK Mobility Poland sp. z o.o. (marka SMSAPI) | Polska | wysyłka SMS (kody do podpisu, przypomnienia) i raporty doręczenia SMS | brak transferu poza EOG |
| Google LLC (Firebase Cloud Messaging) | USA | powiadomienia push w aplikacji Larito na Androida: identyfikator instalacji aplikacji, tytuł i treść powiadomienia | tak, do USA: decyzja Komisji (UE) 2023/1795 (EU-US Data Privacy Framework, art. 45 RODO), a uzupełniająco standardowe klauzule umowne w warunkach przetwarzania danych Firebase (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) |
O zamiarze dodania lub zastąpienia podmiotu Operator informuje Wynajmującego e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej. W tym terminie Wynajmujący może zgłosić sprzeciw. Jeśli Operator nie może uwzględnić sprzeciwu, Wynajmujący może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym i otrzymuje zwrot opłaty za niewykorzystany okres.
Operator nakłada na dalszy podmiot przetwarzający te same obowiązki ochrony danych co w tej umowie i odpowiada wobec Wynajmującego za ich wykonanie (art. 28 ust. 4 RODO).
Podmiotami przetwarzającymi nie są organy publiczne, którym dane trafiają z mocy prawa na polecenie Wynajmującego (na przykład Krajowy System e-Faktur), ani operator płatności, który po uruchomieniu płatności obsługuje płatności Wynajmującego za Plany i Pakiet.
§ 7. Przekazywanie danych poza EOG
Operator przekazuje Dane najemców do państwa trzeciego tylko wtedy, gdy spełnione są warunki rozdziału V RODO: na podstawie decyzji Komisji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO) albo standardowych klauzul umownych (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).
Dotyczy to dwóch dostawców z USA. Resend Inc. (wysyłka e-maili) otrzymuje adres e-mail odbiorcy i treść wiadomości (imię, kwota, termin, link do Portalu najemcy albo do podpisu); treść nie zawiera numerów PESEL. Google LLC (Firebase Cloud Messaging, tylko gdy Najemca albo Wynajmujący włączy powiadomienia w aplikacji na Androida) otrzymuje identyfikator instalacji aplikacji oraz tytuł i treść powiadomienia, na przykład nazwę i kwotę opłaty. Podstawą jest decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2023/1795 (EU-US Data Privacy Framework), a uzupełniająco standardowe klauzule umowne w umowach z tymi dostawcami.
Kopię zabezpieczeń Operator przekazuje Wynajmującemu na żądanie.
§ 8. Pomoc przy prawach osób
Operator pomaga Wynajmującemu odpowiadać na żądania osób, których dane dotyczą (rozdział III RODO), przez funkcje Larito: podgląd, poprawianie i usuwanie danych, pobieranie Dokumentów i kopii danych (art. 28 ust. 3 lit. e RODO).
Żądanie, które osoba skieruje do Operatora, Operator przekazuje Wynajmującemu bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 7 dni, i informuje tę osobę, że administratorem jest Wynajmujący. Operator nie rozpatruje takiego żądania samodzielnie, chyba że Wynajmujący go o to poleci.
§ 9. Naruszenia ochrony danych
Po stwierdzeniu naruszenia ochrony Danych najemców Operator zgłasza je Wynajmującemu bez zbędnej zwłoki (art. 33 ust. 2 RODO), w miarę możliwości w ciągu 36 godzin, e-mailem na adres Konta.
Zgłoszenie zawiera informacje z art. 33 ust. 3 RODO w zakresie dostępnym Operatorowi: charakter naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób i wpisów, możliwe konsekwencje, zastosowane i proponowane środki oraz kontakt. Operator dołącza gotowy tekst zgłoszenia do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych i, gdy to potrzebne, wzór zawiadomienia osób (art. 34 RODO). Na polecenie Wynajmującego Operator może technicznie wysłać to zawiadomienie w jego imieniu.
Informacje, których nie da się podać od razu, Operator przekazuje sukcesywnie bez zbędnej zwłoki.
§ 10. Pomoc przy obowiązkach administratora
Uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne mu informacje, Operator pomaga Wynajmującemu wywiązać się z obowiązków z art. 32 do 36 RODO (art. 28 ust. 3 lit. f RODO), w tym udostępnia na żądanie streszczenie oceny skutków dla ochrony danych przeprowadzonej dla Larito oraz opis środków bezpieczeństwa.
§ 11. Okresy przechowywania i usunięcie danych
Larito usuwa automatycznie:
- wpływy z wyciągów niedopasowane i oznaczone jako niezwiązane z najmem: 30 dni od importu;
- wiadomości wysłane z Larito (treść, status, potwierdzenia doręczenia od dostawców): 180 dni od utworzenia; linki w treści wysłanych wiadomości są maskowane wcześniej; wiadomość ponad dzienny limit z § 6 ust. 4 regulaminu czeka w kolejce i wychodzi następnego dnia;
- adresy e-mail zablokowane po trwałym odbiciu albo skardze na spam (adres, powód, identyfikator wiadomości u dostawcy, data): 12 miesięcy od ostatniego odbicia albo skargi, a wcześniej po odblokowaniu adresu przez Wynajmującego na karcie Najemcy;
- zapytania osób z formularza na stronie oferty: 90 dni od zapytania, a osoby wybranej przez Wynajmującego po przeniesieniu jej do Najemców albo 90 dni od wyboru;
- dostęp do Portalu najemcy: wygasa 90 dni po rozliczeniu kaucji albo po końcu najmu, zależnie od tego, co nastąpi później.
Pozostałe Dane najemców (umowy, aneksy, wypowiedzenia, karty podpisów ze śladem, dowody doręczenia, opłaty i wpłaty, protokoły i zdjęcia) Larito przechowuje, dopóki Wynajmujący ich nie usunie albo nie usunie Konta. Okres przechowywania ustala Wynajmujący jako administrator. Zalecane okresy podaje tabela.
| Dane | Zalecany okres | Uzasadnienie |
|---|---|---|
| Umowy, aneksy, wypowiedzenia, karty podpisów ze śladem, dowody doręczenia pism, opłaty i dopasowane wpłaty | 6 lat od końca roku, w którym najem się zakończył | przedawnienie roszczeń (art. 118 Kodeksu cywilnego) i zobowiązań podatkowych (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej) |
| Protokoły i zdjęcia lokalu | do rozliczenia kaucji i 12 miesięcy po nim | roszczenia z art. 677 Kodeksu cywilnego (rok od zwrotu rzeczy) |
Najemcę bez umów, podpisów i faktur Wynajmujący usuwa w panelu w całości. Dane osobowe najemcy z taką historią Wynajmujący usuwa w panelu przyciskiem „Usuń dane najemcy” (po podaniu hasła, gdy najemca nie ma umowy w toku): Larito zastępuje imię i nazwisko napisem „Najemca (dane usunięte)” i usuwa PESEL, dokument tożsamości, adres, e-mail, telefon, NIP i nazwę firmy, notatki, dostęp do Portalu, wiadomości do tej osoby, jej subskrypcje powiadomień, jej zapytanie z oferty o tym samym e-mailu albo numerze telefonu, linki do podpisu i zdjęcia z jej zgłoszeń usterek (gdy na umowie nie było współnajemcy, bo zgłoszenie nie wskazuje autora). Umowy, aneksy, karty podpisów ze śladem, opłaty, wpłaty, faktury, protokoły i rozliczenia zostają jako dowody razem z danymi, które w nich były, do czasu ich usunięcia przez Wynajmującego; trwałe usunięcie także tych danych po upływie okresu przechowywania Operator wykonuje na polecenie Wynajmującego wysłane e-mailem, w ciągu 30 dni.
Po rozwiązaniu umowy o świadczenie usług Operator udostępnia Wynajmującemu pobranie danych przez 30 dni (gdy umowę wypowiada Operator), a następnie usuwa Dane najemców w systemach produkcyjnych w ciągu kolejnych 30 dni; gdy Wynajmujący usuwa Konto, dane są usuwane od razu (art. 28 ust. 3 lit. g RODO). W kopiach zapasowych dane zostają do ich rotacji: na serwerze do około 4 tygodni, poza serwerem, w postaci zaszyfrowanej, do 90 dni; nie są używane, chyba że do odtworzenia systemu po awarii.
Na żądanie Operator potwierdza usunięcie danych e-mailem.
§ 12. Informacje i audyt
Operator udostępnia Wynajmującemu informacje potrzebne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO i umożliwia audyt, w tym inspekcję, przez Wynajmującego albo upoważnionego audytora (art. 28 ust. 3 lit. h RODO).
W pierwszej kolejności Operator odpowiada na pytania na piśmie lub e-mailem. Audyt na miejscu wymaga zawiadomienia z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, odbywa się w dniach roboczych, nie częściej niż raz w roku (chyba że doszło do naruszenia) i nie może ujawniać danych innych Wynajmujących ani tajemnic przedsiębiorstwa Operatora. Audytor zobowiązuje się do zachowania poufności. Koszty audytu na miejscu ponosi Wynajmujący, chyba że audyt wykaże istotne naruszenie po stronie Operatora.
§ 13. Postanowienia końcowe umowy powierzenia
W sprawach przetwarzania Danych najemców ta umowa ma pierwszeństwo przed pozostałymi postanowieniami regulaminu.
Odpowiedzialność stron wobec osób, których dane dotyczą, określa art. 82 RODO. W pozostałym zakresie stosuje się § 13 regulaminu.
Jeżeli Operator samodzielnie określi cele i sposoby przetwarzania Danych najemców z naruszeniem tej umowy, jest uznawany za administratora w odniesieniu do tego przetwarzania (art. 28 ust. 10 RODO).
Załącznik nr 2. Wzór formularza odstąpienia od umowy
Wzór z załącznika nr 2 do ustawy o prawach konsumenta. Formularz należy wypełnić i odesłać tylko w przypadku chęci odstąpienia od umowy. Można go wysłać e-mailem; podpis jest potrzebny tylko w wersji papierowej.
§ 1. Treść formularza
Adresat: Ember Forge sp. z o.o., ul. Konrada Wallenroda 53/93, 30-867 Kraków, e-mail: kontakt@emberforge.pl.
Ja/My(*) niniejszym informuję/informujemy(*) o moim/naszym odstąpieniu od umowy o świadczenie następującej usługi(*): prowadzenie Konta w Larito / Plan płatny Larito / Pakiet najmu okazjonalnego(*).
Data zawarcia umowy(*).
Imię i nazwisko konsumenta(-ów).
Adres konsumenta(-ów) oraz adres e-mail Konta.
Podpis konsumenta(-ów) (tylko jeżeli formularz jest przesyłany w wersji papierowej).
Data.
(*) Niepotrzebne skreślić.