Regulamin dla najemców

Regulamin określa zasady korzystania z portalu najemcy Larito. Jest regulaminem świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1513).

Portal prowadzi Ember Forge sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, adres: ul. Konrada Wallenroda 53/93, 30⁠-⁠867 Kraków, KRS 0001161846 (Sąd Rejonowy dla Krakowa⁠-⁠Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego), NIP 6793325940, kapitał zakładowy 5 000 zł (dalej: Operator). Ember Forge to marka Operatora. Kontakt: kontakt@emberforge.pl.

Portal najemcy jest bezpłatny. Operator nie pobiera od Najemcy żadnych opłat ani prowizji od czynszu.

Regulamin jest dostępny pod adresem /regulamin⁠-⁠najemcy, a link do niego jest w stopce każdej strony Portalu i strony podpisu, także przed ustaleniem PIN⁠-⁠u. Można go pobrać, zapisać i wydrukować. Umowa o korzystanie z Portalu zostaje zawarta, gdy Najemca po raz pierwszy z niego skorzysta, na przykład ustali PIN albo otworzy dokument do podpisu.

Pojęcia użyte w regulaminie oznaczają:

1. Operator: Ember Forge sp. z o.o., dane w § 1.
2. Najemca: osoba, której Wynajmujący udostępnił Portal najemcy albo link do podpisu w związku z umową najmu; dotyczy to także współnajemcy i poręczyciela, gdy otrzymali link do podpisu.
3. Wynajmujący: osoba, z którą Najemca zawiera lub zawarł umowę najmu i która prowadzi najem w Larito.
4. Portal najemcy, Portal: część Larito dostępna dla Najemcy z osobistego linku i PIN⁠-⁠u, bez zakładania konta.
5. Link: osobisty adres internetowy Portalu albo podpisu, wysłany Najemcy e⁠-⁠mailem, SMS⁠-⁠em albo przekazany jako kod QR.
6. PIN: 6 cyfr ustalanych przez Najemcę przy pierwszym wejściu do Portalu.
7. Podpis zwykły: złożenie oświadczenia przez otwarcie osobistego linku do podpisu, potwierdzenie numeru telefonu albo adresu e⁠-⁠mail, wpisanie imienia i nazwiska oraz jednorazowego kodu, który przychodzi SMS⁠-⁠em albo e⁠-⁠mailem.

W Portalu Najemca może:

1. sprawdzić saldo, harmonogram opłat i historię wpłat zaksięgowanych przez Wynajmującego oraz zgłosić, że zapłacił;
2. zobaczyć dane do przelewu na rachunek Wynajmującego z kodem QR;
3. przeczytać i pobrać umowę, aneksy, protokoły, rozliczenia i inne dokumenty udostępnione przez Wynajmującego, a Najemca będący przedsiębiorcą także faktury;
4. podpisać dokument Podpisem zwykłym albo potwierdzić protokół;
5. zgłosić usterkę ze zdjęciami i śledzić jej status;
6. przekazać odczyty liczników;
7. włączyć powiadomienia push w przeglądarce albo w aplikacji i wybrać język Portalu (polski, angielski albo ukraiński).

Saldo i harmonogram w Portalu mają charakter informacyjny i wynikają z danych wprowadzonych przez Wynajmującego. Wiążące są postanowienia umowy najmu i rzeczywiste wpłaty. Dokumenty są wiążące w języku polskim; tłumaczenie interfejsu ma charakter pomocniczy.

Operator nie jest stroną umowy najmu, nie przygotowuje jej treści, nie rozstrzyga sporów między Najemcą a Wynajmującym i nie świadczy pomocy prawnej. W sprawach umowy, rozliczeń i usterek właściwy jest Wynajmujący.

Do Portalu wchodzi się z Linku. Przy pierwszym wejściu Najemca ustala PIN. Bez PIN⁠-⁠u widać saldo, terminy i wpłaty, dane do przelewu oraz plik kalendarza z terminami (także końca umowy i zwrotu kaucji); dokumenty, kaucja, liczniki i pozostałe dane wymagają PIN⁠-⁠u.

Po 5 błędnych próbach wpisania PIN⁠-⁠u wejście jest wstrzymane na 15 minut, a przy kolejnych seriach błędów na dłużej, aż do resetu PIN⁠-⁠u przez Wynajmującego. Wynajmujący dostaje o tym wiadomość.

Po wpisaniu PIN⁠-⁠u urządzenie pozostaje zalogowane do Portalu przez 12 godzin albo do wylogowania.

Link i PIN są osobiste. Najemca nie przekazuje ich innym osobom, w tym współlokatorom, którzy nie są stronami umowy. Kto ma Link i PIN, widzi dane najmu, w tym umowę z danymi stron.

Gdy Link lub PIN mógł trafić do osoby nieuprawnionej albo Najemca zapomniał PIN⁠-⁠u, Najemca prosi Wynajmującego o unieważnienie Linku i wysłanie nowego albo o reset PIN⁠-⁠u. Stary Link przestaje wtedy działać.

Dostęp do Portalu wygasa 90 dni po rozliczeniu kaucji albo po końcu najmu, zależnie od tego, co nastąpi później. Wcześniej Najemca może pobrać swoje dokumenty. Wynajmujący może także wcześniej unieważnić dostęp.

Do korzystania z Portalu potrzebny jest telefon lub komputer z aktualną przeglądarką z włączoną obsługą JavaScript i plików cookie niezbędnych do sesji Portalu. Do podpisu potrzebny jest telefon komórkowy, który odbiera SMS, albo, gdy kod przychodzi e⁠-⁠mailem, dostęp do skrzynki e⁠-⁠mail podanej Wynajmującemu.

Przed podpisaniem Najemca powinien przeczytać cały dokument. W razie wątpliwości co do treści pyta Wynajmującego albo prawnika przed podpisem.

Na stronie podpisu Najemca potwierdza swój numer telefonu albo adres e⁠-⁠mail i wpisuje swoje imię i nazwisko, a potem jednorazowy kod. Kod przychodzi SMS⁠-⁠em, a e⁠-⁠mailem wtedy, gdy Najemca nie ma polskiego numeru komórkowego, gdy Wynajmujący wybrał e⁠-⁠mail dla dokumentu albo gdy SMS⁠-⁠y są chwilowo niedostępne; strona podpisu mówi, którędy kod przyjdzie. Jeśli numer albo adres nie należy do Najemcy, Najemca nie podpisuje dokumentu i informuje Wynajmującego.

Podpis zwykły zachowuje formę dokumentową (art. 77² Kodeksu cywilnego, t.j. Dz.U. 2026 poz. 795) niezależnie od tego, czy kod przyszedł SMS⁠-⁠em, czy e⁠-⁠mailem. Nie zastępuje formy pisemnej. Umowę najmu okazjonalnego, poręczenie, wypowiedzenie przez Wynajmującego i inne dokumenty, które wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, podpisuje się na papierze albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który strona uzyskuje sama.

Przy podpisie Larito zapisuje w karcie podpisów: czas, skrót SHA⁠-⁠256 dokumentu i pliku PDF, pełny numer telefonu, na który wysłano kod, albo pełny adres e⁠-⁠mail, gdy kod poszedł e⁠-⁠mailem, oraz informację, kto i kiedy ten numer albo adres wpisał, wpisane imię i nazwisko z oceną zgodności z dokumentem, adres e⁠-⁠mail kontaktowy, język strony podpisu, adres IP, dane przeglądarki oraz identyfikatory i statusy doręczenia SMS⁠-⁠a albo e⁠-⁠maila z kodem i e⁠-⁠maila z linkiem.

Karta podpisów jest częścią pliku PDF podpisanego dokumentu, który otrzymują wszystkie strony dokumentu. Każda strona widzi więc dane śladu pozostałych stron. Karta potwierdza, kto, kiedy i jaki dokument podpisał.

Po podpisaniu przez wszystkie strony dokument jest dostępny w Portalu do pobrania w PDF.

Czynsz, kaucję i inne opłaty Najemca płaci bezpośrednio na rachunek Wynajmującego. Larito nie przyjmuje, nie przechowuje i nie przekazuje pieniędzy.

Przed przelewem Najemca sprawdza, czy numer rachunku w Portalu zgadza się z numerem z umowy najmu. Gdy się różni, Najemca potwierdza zmianę bezpośrednio z Wynajmującym, innym kanałem niż Larito.

Wpłata pojawia się w Portalu po zaksięgowaniu jej przez Wynajmującego. Opóźnienie w Portalu nie oznacza opóźnienia w zapłacie.

Zgłoszenie usterki i odczyt licznika trafiają do Wynajmującego. Za usunięcie usterki odpowiada strona wskazana w umowie najmu i w przepisach, nie Operator.

Usterkę można też zgłosić z naklejki z kodem QR umieszczonej w mieszkaniu, bez logowania do Portalu, także gdy zgłasza ją domownik. Formularz prosi o opis i zdjęcia; imię i numer telefonu są dobrowolne i służą Wynajmującemu do kontaktu w sprawie naprawy. Zgłoszenie z naklejki nie daje dostępu do Portalu ani do danych innych osób. Wynajmujący może w każdej chwili unieważnić kod z naklejki.

Imię i numer telefonu podane przy zgłoszeniu z naklejki są usuwane 30 dni po zamknięciu zgłoszenia, a gdy zgłoszenie nie zostało zamknięte, 180 dni po jego wysłaniu. Opis i zdjęcia są przechowywane tak jak zgłoszenia z Portalu.

Na zdjęciach Najemca pokazuje usterkę lub licznik. Nie fotografuje innych osób, dokumentów tożsamości ani rzeczy niezwiązanych ze zgłoszeniem.

Najemca nie zamieszcza treści o charakterze bezprawnym, obraźliwych ani naruszających prawa innych osób. Operator może uniemożliwić dostęp do takiej treści po otrzymaniu wiarygodnej wiadomości o jej bezprawnym charakterze.

Larito wysyła Najemcy wiadomości e⁠-⁠mail i SMS związane z najmem: zaproszenie do Portalu, przypomnienie o terminie płatności, informację o zaległości, link do podpisu i kod do podpisu, zmianę statusu zgłoszenia, informację o nowym dokumencie. Odpowiedź na e⁠-⁠mail z Larito trafia do Wynajmującego.

Najemca dostaje najwyżej jedno przypomnienie o opłacie dziennie (e⁠-⁠mailem albo SMS⁠-⁠em), zaczynając od najpilniejszego. Konto Wynajmującego ma dzienny limit e⁠-⁠maili do najemców, który chroni przed nadużyciami; wiadomość ponad limit nie przepada, tylko wychodzi następnego dnia.

Gdy e⁠-⁠mail do Najemcy wróci jako trwale niedoręczalny (skrzynka nie istnieje, domena nie przyjmuje poczty) albo Najemca oznaczy wiadomość z Larito jako spam, Larito przestaje wysyłać na ten adres, a przypomnienia idą SMS⁠-⁠em, jeśli Wynajmujący ma numer Najemcy. Adres odblokowuje Wynajmujący po jego poprawieniu; o zmianie adresu Najemca informuje Wynajmującego. Informacja o blokadzie jest przechowywana 12 miesięcy.

Powiadomienia push Najemca włącza i wyłącza samodzielnie w Portalu. W aplikacji Larito na Androida powiadomienia przechodzą przez usługę Firebase Cloud Messaging (Google LLC), a w przeglądarce przez usługę powiadomień jej dostawcy.

Larito nie wysyła Najemcy informacji handlowych ani reklam. Mogłoby to nastąpić tylko po uprzedniej zgodzie Najemcy (art. 398 ust. 1 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej, Dz.U. 2024 poz. 1221).

O wyłączenie przypomnień e⁠-⁠mail i SMS Najemca prosi Wynajmującego.

Operator dba o działanie Portalu i bezpieczeństwo danych. Odpowiada za szkody wyrządzone Najemcy na zasadach przewidzianych prawem.

Operator nie odpowiada za treść umowy najmu, za rozliczenia i decyzje Wynajmującego ani za skutki przekazania Linku i PIN⁠-⁠u innej osobie przez Najemcę.

Postanowienia regulaminu nie ograniczają praw Najemcy jako konsumenta wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów.

Administratorem danych osobowych Najemcy w Portalu i przy podpisie (dane z umowy, saldo, wpłaty, dokumenty, ślad podpisu, zgłoszenia, także z naklejki z kodem QR, zdjęcia, odczyty, subskrypcja powiadomień) jest Wynajmujący. Jego dane są w umowie najmu i w klauzuli informacyjnej dołączonej do umowy.

Operator przetwarza te dane w imieniu Wynajmującego, jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia (art. 28 rozporządzenia (UE) 2016/679, RODO). Nie wykorzystuje ich do własnych celów.

Operator jest odrębnym administratorem wyłącznie danych technicznych potrzebnych do ochrony Portalu, podpisu i doręczalności wiadomości: adresu IP używanego w limicie prób (tylko w pamięci serwera, do 24 godzin), liczników błędnych prób PIN⁠-⁠u i kodu oraz blokad (do odblokowania albo wygaśnięcia Linku), a także adresu e⁠-⁠mail zablokowanego po trwałym odbiciu albo skardze na spam (12 miesięcy, § 8 ust. 3). Przetwarza je na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest bezpieczeństwo usługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Najemca może wnieść sprzeciw wobec tego przetwarzania (art. 21 RODO).

W sprawach danych osobowych (dostęp, sprostowanie, usunięcie i inne prawa z rozdziału III RODO) Najemca zwraca się do Wynajmującego. Żądanie wysłane do Operatora na adres kontakt@emberforge.pl Operator przekaże Wynajmującemu bez zbędnej zwłoki.

Szczegóły, w tym okresy przechowywania i odbiorców, zawiera Polityka prywatności (część dla najemców).

Reklamację dotyczącą działania Portalu Najemca może złożyć e⁠-⁠mailem na adres kontakt@emberforge.pl, podając opis problemu i sposób kontaktu.

Operator odpowiada w terminie 14 dni od dnia otrzymania reklamacji, e⁠-⁠mailem albo w inny sposób wskazany przez Najemcę.

Reklamacje dotyczące umowy najmu, rozliczeń i usterek Najemca kieruje do Wynajmującego.

Najemca może w każdej chwili przestać korzystać z Portalu albo poprosić Wynajmującego o wyłączenie dostępu. Umowa o korzystanie z Portalu wygasa z chwilą wygaśnięcia albo unieważnienia dostępu.

Operator może zmienić regulamin wyłącznie w zakresie wymaganym przez jedną z przyczyn: zmianę przepisów albo orzeczenie lub decyzję organu, które dotyczą Portalu; dodanie funkcji Portalu, z której Najemca nie musi korzystać; zmianę podmiotów przetwarzających dane albo danych Operatora; usunięcie zagrożenia dla bezpieczeństwa albo przeciwdziałanie nadużyciom. O zmianie informuje w Portalu co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Najemca, który nie akceptuje zmian, może zaprzestać korzystania z Portalu bez żadnych kosztów.

Regulamin podlega prawu polskiemu. Wybór prawa nie pozbawia Najemcy ochrony, jaką dają mu bezwzględnie obowiązujące przepisy państwa jego zwykłego pobytu.

Regulamin obowiązuje od dnia 15 października 2026 r.

Co zmieniło się 15 października 2026 r. (poprzednia wersja z 14 października 2026 r.):

1. kod do podpisu może przyjść e⁠-⁠mailem, gdy Najemca nie ma polskiego numeru komórkowego, gdy Wynajmujący tak wybrał albo gdy SMS⁠-⁠y są niedostępne; ślad podpisu zapisuje wtedy adres e⁠-⁠mail zamiast numeru (§ 2, § 4, § 5);
2. najwyżej jedno przypomnienie o opłacie dziennie; wiadomości ponad dzienny limit konta Wynajmującego wychodzą następnego dnia (§ 8);
3. blokada adresu e⁠-⁠mail po trwałym odbiciu albo skardze na spam, odblokowanie przez Wynajmującego, przechowywanie 12 miesięcy (§ 8, § 10).

Co zmieniło się 14 października 2026 r.: zgłoszenia usterek z naklejki z kodem QR (§ 7). Co zmieniło się 13 października 2026 r. (poprzednia wersja z 8 października 2026 r.):

1. jedna definicja Operatora, informacja o chwili zawarcia umowy i linku do regulaminu w stopce Portalu;
2. opis tego, co widać bez PIN⁠-⁠u, i stopniowych blokad po błędnych PIN⁠-⁠ach;
3. pełny opis śladu podpisu: pełny numer telefonu, wpisane imię i nazwisko, identyfikatory doręczenia; karta podpisów widoczna dla wszystkich stron dokumentu;
4. powiadomienia push w przeglądarce i w aplikacji na Androida;
5. dane techniczne Operatora: adres IP tylko w pamięci serwera do 24 godzin, zamiast poprzedniego okresu 12 miesięcy.