Ile kaucji możesz wziąć i kiedy musisz ją oddać(czasem więcej, niż wpłacił najemca)

Kaucja wydaje się prosta: bierzesz pieniądze na początku, oddajesz na końcu. Przepisy mówią o niej jednak sporo, a w jednym miejscu potrafią zaskoczyć nawet kogoś, kto wynajmuje od lat.

Limit: dwanaście albo sześć czynszów

Przy zwykłym najmie kaucja nie może przekroczyć dwunastokrotności miesięcznego czynszu, liczonego według stawki z dnia zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów, dalej: ustawa lokatorska). Przy czynszu 2 400 zł sufit to 28 800 zł. Mowa o czynszu, więc opłat za media do tej kwoty nie doliczasz.

Przy najmie okazjonalnym limit jest niższy: sześć czynszów (art. 19a ust. 4). Za to kaucja zabezpiecza tu także ewentualne koszty egzekucji, czyli wyprowadzenia najemcy przez komornika, gdyby nie chciał wyjść sam.

Limit to sufit, nie zalecenie. Ja biorę dwa czynsze i pilnuję, żeby wpłata przyszła przelewem z tytułem „kaucja", a nie razem z czynszem w jednej kwocie. Jeśli najemca płaci gotówką, piszę pokwitowanie w dwóch egzemplarzach. Po trzech latach nikt nie pamięta, czy to było 4 800 zł, czy 5 000 zł. Jeśli najemców jest dwoje, a kaucję wpłaca jedno z nich, wpisz w umowie, na czyje konto ją zwracasz. Oszczędzisz sobie sytuacji, w której po rozstaniu pary oboje żądają całości.

Jedno trzeba wiedzieć od początku: ustawa lokatorska opisuje kaucję jako zabezpieczenie należności, które przysługują ci w dniu opróżnienia mieszkania (art. 6 ust. 1). To nie jest portfel na bieżące zaległości. Przy najmie instytucjonalnym ustawa wprost pozwala zaspokoić się z kaucji w trakcie umowy i każe najemcy ją uzupełnić (art. 19f ust. 7 i 8), przy zwykłym takiego przepisu nie ma. Działa to też w drugą stronę. Kaucja wraca po opróżnieniu mieszkania (art. 6 ust. 4), więc „ostatni miesiąc zapłacę z kaucji" to prośba najemcy, nie jego prawo.

Waloryzacja: zwrot bywa wyższy niż wpłata

Tu jest ta niespodzianka. Kaucję zwracasz zwaloryzowaną: w kwocie równej czynszowi obowiązującemu w dniu zwrotu, pomnożonemu przez tę samą krotność, którą przyjęliście przy pobraniu, ale nigdy mniej, niż najemca wpłacił (art. 6 ust. 3). Przepis ten obowiązuje także przy najmie okazjonalnym, bo ustawa wymienia go wśród przepisów, które się tam stosuje (art. 19e).

Przykład. Umowa od 1 października 2026 r., czynsz 2 400 zł, kaucja dwa czynsze, czyli 4 800 zł. Po roku podnosisz czynsz do 2 520 zł. Gdy najemca wyprowadza się w 2028 r., podstawą zwrotu jest 2 × 2 520 zł, czyli 5 040 zł, a nie 4 800 zł. Gdybyś czynsz obniżył, na przykład do 2 300 zł, wzór dałby 4 600 zł, ale oddajesz co najmniej 4 800 zł, bo tyle wpłacono. Jeśli czynsz zmieniał się kilka razy, liczy się tylko stawka z dnia zwrotu, pośrednie podwyżki nie mają znaczenia.

Czy da się to wyłączyć w umowie? Ustawa pozwala ułożyć po swojemu tylko sprawy z art. 6a do 6e, czyli naprawy, protokół i ulepszenia (art. 6f), a waloryzacja siedzi w art. 6. Zapis „kaucja nie podlega waloryzacji" w zwykłym najmie bym sobie więc darował.

Wniosek praktyczny jest prosty. Każda podwyżka czynszu podnosi też kwotę, którą kiedyś oddasz. Trzymam więc kaucję na osobnym koncie oszczędnościowym, a różnicę z waloryzacji traktuję jak koszt, o którym wiem z góry.

Potrącenia i termin zwrotu

Masz miesiąc od dnia opróżnienia mieszkania (art. 6 ust. 4, przy najmie okazjonalnym art. 19a ust. 5). Jeśli najemca oddał klucze 31 marca, termin mija 30 kwietnia, bo miesiąc liczy się do dnia o tej samej dacie, a gdy takiego dnia nie ma, do ostatniego dnia miesiąca (art. 112 KC).

Z kaucji potrącasz należności z tytułu najmu. W praktyce to zwykle:

1. niezapłacony czynsz i opłaty, które za najemcę już wyłożyłeś, na przykład wyrównanie za wodę ze wspólnoty;
2. naprawę szkód, które wykraczają poza zwykłe zużycie, bo za zużycie wynikające z prawidłowego używania najemca nie odpowiada (art. 675 § 1 KC);
3. przy zwykłym najmie naprawy i odnowienie, które według ustawy obciążają najemcę po zakończeniu najmu (art. 6e ust. 1 w związku z art. 6b ust. 2), chyba że w umowie podzieliliście je inaczej (art. 6f).

Każdą pozycję opisuję z kwotą i dowodem: zdjęcie z protokołu wejścia, zdjęcie z protokołu wyjścia, faktura albo wycena. Przykładowe rozliczenie z kaucji 5 040 zł: zaległe media 310 zł, wymiana blatu przypalonego garnkiem 900 zł, zwrot 3 830 zł. Najemca dostaje to na piśmie razem z przelewem.

Gdzie kończy się zużycie, a zaczyna szkoda? Ustawa nie daje listy. Ja przyjmuję prostą miarę: wyblakła farba, ślady mebli przy ścianie i przetarty próg to zużycie, a przypalony blat, dziura w drzwiach czy pogryzione przez psa listwy to szkoda. Spór i tak rozstrzygną zdjęcia, a przy zwykłym najmie podstawą rozliczeń przy zwrocie jest protokół spisany przed wydaniem mieszkania (art. 6c ustawy lokatorskiej). Bez niego potrącenie za blat zamienia się w twoje słowo przeciwko słowu najemcy.

Gdy szkody przekraczają kaucję, różnicy dochodzisz osobno, ale się nie ociągaj. Roszczenia wynajmującego o naprawienie szkody z powodu uszkodzenia albo pogorszenia mieszkania przedawniają się z upływem roku od dnia zwrotu rzeczy (art. 677 KC). Rok mija szybciej, niż się wydaje.

A jeśli to ty się spóźnisz z oddaniem kaucji? To dług jak każdy inny. Najemca może żądać odsetek za opóźnienie, nawet jeśli nie poniósł żadnej szkody (art. 481 § 1 KC).

Kaucja a podatek

Według podatki.gov.pl kaucja wpłacona przez najemcę ma charakter zwrotny, więc co do zasady nie jest twoim przychodem i nie płacisz od niej ryczałtu. Sytuacja zmienia się, gdy kaucję zatrzymasz. Zatrzymana na pokrycie zaległego czynszu staje się przychodem z najmu, a zatrzymana na pokrycie szkód jest przychodem z innych źródeł.

Waloryzacja, którą dopłacasz przy zwrocie, nic tu nie zmienia. Ryczałt płacisz od przychodu, bez pomniejszania go o koszty (art. 12 ust. 2 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym), więc 240 zł różnicy z przykładu wyżej idzie w całości z twojej kieszeni i nie obniża podatku.

Dlatego rozliczenie kaucji robię zawsze na piśmie i z pozycjami, a nie jedną kwotą „po potrąceniach": czynsz osobno, media osobno, szkody osobno. W kwietniu przy zeznaniu od razu widać, co jest przychodem z najmu, co przychodem z innych źródeł, a co zwrotem opłat, które według umowy ponosi najemca. Tych ostatnich podatki.gov.pl nie wlicza do przychodu z najmu.

Źródła

• Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 725, art. 6, 6b, 6c, 6e, 6f, 19a, 19e, 19f (otwiera się w nowej karcie)
• Kodeks cywilny, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795, art. 112, 481, 675, 677 (otwiera się w nowej karcie)
• Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 843, art. 12 ust. 2 (otwiera się w nowej karcie)
• podatki.gov.pl, Dochody z najmu (kaucja) (otwiera się w nowej karcie)