Wynajmujesz pierwszy raz?Co załatwić, zanim oddasz klucze

Pierwszy najem zaczyna się zwykle od zdjęć do ogłoszenia, a powinien od kilku nudnych formalności, które później oszczędzają nerwów i pieniędzy. Zebrałem je w kolejności, w jakiej sam załatwiałbym je dziś, od papierów po pierwszy przelew do urzędu skarbowego.

Świadectwo energetyczne, czyli obowiązek, który łatwo przeoczyć

Od tego zacznę, bo ten obowiązek najłatwiej przeoczyć. Jeśli wynajmujesz mieszkanie, musisz zapewnić dla niego świadectwo charakterystyki energetycznej (art. 3 ust. 1 pkt 3 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków). Przy zawarciu umowy przekazujesz najemcy jego kopię albo wydruk, jeśli świadectwo masz w wersji elektronicznej (art. 11 ust. 1 pkt 2). Najemca nie może się tego prawa zrzec (art. 11 ust. 4), więc zdanie „najemca rezygnuje ze świadectwa" w umowie nic nie załatwia. Za nieprzekazanie świadectwa grozi grzywna (art. 41 ust. 1 pkt 3).

Świadectwa nie zrobisz sam. Ustawa wprost wyklucza właściciela (art. 16), a sporządzić je może tylko osoba wpisana do wykazu w centralnym rejestrze charakterystyki energetycznej budynków (art. 16a i art. 31 ust. 1 pkt 1). Świadectwo jest ważne 10 lat, chyba że po remoncie zmieniła się charakterystyka energetyczna mieszkania, wtedy traci ważność wcześniej (art. 14). I jeszcze drobiazg do ogłoszenia: jeśli świadectwo istnieje, w ogłoszeniu o najmie podajesz wskaźniki z niego (art. 13), więc zamów je, zanim wystawisz ogłoszenie.

Przeglądy, wspólnota i śmieci

Prawo budowlane każe kontrolować raz w roku instalacje gazowe i przewody kominowe, czyli dymowe, spalinowe i wentylacyjne, a co najmniej raz na pięć lat stan techniczny budynku razem z instalacją elektryczną (art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. c i pkt 2). Obowiązek ma właściciel albo zarządca obiektu budowlanego. W bloku przeglądy zleca zwykle zarządca budynku, a ty masz wpuścić fachowca i zachować kopię protokołu dla swojego mieszkania. Jeśli wynajmujesz dom, ta lista jest na twojej głowie.

Przed wydaniem kluczy sprawdzam, kiedy był ostatni przegląd gazu i wentylacji. Jeśli wypada za dwa miesiące, uprzedzam najemcę od razu, żeby kominiarz nie był dla niego zaskoczeniem. Najemca musi udostępnić mieszkanie do przeglądu, ale po wcześniejszym ustaleniu terminu (art. 10 ust. 3 ustawy o ochronie praw lokatorów), więc w umowie zapisuję, z jakim wyprzedzeniem o takim terminie uprzedzam. U mnie to tydzień.

Druga rzecz to wspólnota albo spółdzielnia. W budynku z wyodrębnionymi lokalami obowiązki właściciela w sprawie opłaty za śmieci przejmuje wspólnota albo spółdzielnia (art. 2 ust. 3 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach), a twoja część opłaty może zależeć od liczby osób w mieszkaniu (art. 2 ust. 3a). Więc gdy wprowadza się najemca z partnerką i dzieckiem, zgłaszasz to zarządcy. Jeśli wynajmujesz dom, nową deklarację składasz sam, do 10. dnia miesiąca po miesiącu, w którym zmieniła się liczba mieszkańców (art. 6m ust. 2).

Najemca: co sprawdzić i jakich danych nie zbierać na zapas

Do umowy potrzebujesz imienia, nazwiska, adresu do korespondencji i dokumentu, którym najemca się legitymuje. Proszę też o PESEL i wpisuję go do umowy. Nie z ciekawości. Jeśli kiedyś będziesz dochodzić zaległego czynszu w elektronicznym postępowaniu upominawczym, czyli w e-sądzie, w pozwie musisz podać PESEL albo NIP pozwanego (art. 505³² § 2 pkt 1 Kodeksu postępowania cywilnego). W zwykłym procesie sąd ustala go sam (art. 208¹ KPC). Skanów dowodu osobistego „na wszelki wypadek" nie robię. Im mniej cudzych danych trzymasz w szufladzie, tym mniej masz do pilnowania.

Zapisz w umowie, kto będzie mieszkał w mieszkaniu. Za czynsz i inne opłaty solidarnie z najemcą odpowiadają stale mieszkające z nim osoby pełnoletnie, z wyjątkiem pełnoletnich dzieci na jego utrzymaniu, które nie są w stanie same się utrzymać, i tylko za okres, w którym tam mieszkały (art. 688¹ KC). Bez listy lokatorów trudno później udowodnić, kto mieszkał i od kiedy.

Meldunek to obowiązek najemcy, nie twój. Obywatel Polski melduje się najpóźniej w 30. dniu od przybycia (art. 27 ust. 1 ustawy o ewidencji ludności), cudzoziemiec spoza UE i EFTA najpóźniej czwartego dnia (art. 41 ust. 3). Twoja rola sprowadza się do potwierdzenia pobytu na formularzu i dania najemcy do okazania w urzędzie dokumentu, z którego wynika twój tytuł do mieszkania (art. 28 ust. 2).

Przed wydaniem kluczy spisujecie protokół. Przy zwykłym najmie ustawa o ochronie praw lokatorów wymaga go i robi z niego podstawę rozliczeń przy zwrocie mieszkania (art. 6c). Stany liczników, lista kluczy, zdjęcia. Zdjęcia pokój po pokoju, numery i stany liczników oraz podpisy obu stron wystarczą, żeby przy zwrocie nie było sporu.

Ubezpieczenie i podatek od pierwszego przelewu

Ubezpieczenie to decyzja, nie formalność. U mnie mieszkanie ma polisę od zalania i ognia z OC w życiu prywatnym, a od najemcy chcę jego własnej polisy na rzeczy i OC. Gdy pęknie wężyk od pralki i zaleje sąsiada, rozmowa jest wtedy krótka.

Teraz podatek. Najem prywatny opodatkowujesz wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych (art. 2 ust. 1a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym) i nie wybierasz formy opodatkowania, bo innej nie ma. Stawka to 8,5% przychodu do 100 000 zł w roku i 12,5% od nadwyżki (art. 12 ust. 1 pkt 4 lit. a), bez odliczania kosztów (art. 12 ust. 2). Ewidencji przychodów przy najmie prywatnym prowadzić nie musisz (art. 15 ust. 3).

Liczy się dzień, w którym pieniądze wpłynęły, a ryczałt za dany miesiąc płacisz do 20. dnia następnego miesiąca (art. 6 ust. 1a i art. 21 ust. 1). Przykład: najem startuje 1 października, najemca przelewa 28 września czynsz za październik, 2 800 zł, i kaucję. Przychodem jest czynsz, a kaucja co do zasady nie, bo jest zwrotna (tak podaje podatki.gov.pl). Ryczałt za wrzesień wynosi 238 zł i trzeba go wpłacić do 20 października na mikrorachunek podatkowy, który wygenerujesz na podatki.gov.pl z PESEL (jeśli nie prowadzisz firmy), z symbolem formularza PPE.

Jeśli mieszkanie macie z małżonkiem we wspólności, każde z was płaci od połowy przychodu, chyba że złożycie oświadczenie, że całość opodatkuje jedno z was. Termin: do 20. dnia miesiąca po miesiącu, w którym wpłynął pierwszy czynsz w roku (art. 12 ust. 6 i 7). Przy pierwszym najmie łatwo go przegapić, bo pierwszy przelew przychodzi zwykle przed wydaniem kluczy.

Na koniec roku dwie daty do kalendarza. Ryczałt za grudzień płacisz do 20 stycznia (art. 21 ust. 1), a zeznanie PIT-28 składasz między 15 lutego a 30 kwietnia (art. 21 ust. 2 pkt 2). Za 2026 r. ostatni dzień to piątek, 30 kwietnia 2027 r.

Źródła

• Ustawa z dnia 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 101, art. 3, 11, 13, 14, 16, 16a, 31, 41 (otwiera się w nowej karcie)
• Prawo budowlane, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 524, art. 62 (otwiera się w nowej karcie)
• Ustawa o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 733, art. 2 ust. 3 i 3a, art. 6m (otwiera się w nowej karcie)
• Kodeks postępowania cywilnego, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 468, art. 208¹, 505³² (otwiera się w nowej karcie)
• Kodeks cywilny, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795, art. 688¹ (otwiera się w nowej karcie)
• Ustawa o ewidencji ludności, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 384, art. 27, 28, 41 (otwiera się w nowej karcie)
• Ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 725, art. 6c, 10 (otwiera się w nowej karcie)
• Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 843, art. 2, 6, 12, 15, 21 (otwiera się w nowej karcie)
• podatki.gov.pl, Dochody z najmu (otwiera się w nowej karcie)
• podatki.gov.pl, Mikrorachunek podatkowy (otwiera się w nowej karcie)